|
|
|
|
|
|
با سايت فكرنو به
سرزمين خلاقيت سفر كنيد |
|
|
|
|
|
|
|
|
Iranian Creativity Website-land of
creativity |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
هفت روش ساده برای افزایش کارایی و
بهبود نتایج جلسات اداری
|
|
English Creativity
Articles
English Creativity
Links |
|
|
|
|
منبع :ارسالی از طرف
آقای خسرو سلجوقی |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
عاملی که وقت کارکنان سازمان را به خود اختصاص می‌دهد جلسات سازمانی است، به
طوریکه %50 از زمان در دسترس یک فرد صرف جلسات فردی یا دو نفره می‌شود. مطابق
نظر اکثر افراد نیمی از زمان این جلسات بیهوده از بین می‌رود و این بدان معناست
که %25 از کل زمان در دسترس فرد در جلسات روزانه از بین می‌رود.
در زیر به 7 روش ساده برای افزایش کارایی و بهبود نتایج جلسات اشاره خواهیم
کرد:
1. ضرورت تشکیل جلسه:
خیلی از جلسات، پیرو به جلسات گذشته بوده و غیرضروری می‌باشد و می‌توان از
راههای دیگری به نتایج این جلسات دست یافت. مثلاً می‌توان از یک یادداشت کوچک
استفاده کرد، از یک کنفرانس تلفنی کمک گرفت، می‌توانید با افراد به صورت مجزا و
فردی صحبت کنید و یا حتی این موضوع را تا جلسه‌ای دیگر به تعویق انداخته و در
آن جلسه مطرح کرد.
2. یک دستور جلسه بنویسید:
چنانچه ضروری بودن جلسه برای شما قطعی به نظر می‌رسد، هدف واضحی را برای جلسه
تعیین کرده و آن را در قسمت بالای صورتجلسه بنویسید. یک از ابزارهای عالی
مدیریت زمان، نوشتن یک پاراگراف درخصوص هدف برگزاری جلسه می‌باشد. با این جمله
شروع کنید «ما این جلسه را برای دستیابی به اهداف زیر برگزار میکنیم»: سپس به
شرح تفضیلی اهداف بپردازید، این کار به صورت چشمگیر و قابل توجهی به جلسه شما
نظم می‌بخشد. یک دستور جلسه و یا یک سیاهه از هر آنچه که باید در جلسه مطرح شود
تنظیم کنید. سپس مقابل هر عنوان نام فردی که انتظار می‌رود آن عنوان را انجام
دهد مقابل آن بنویسید و 24 ساعت قبل از شروع جلسه (در صورت امکان) آن را منتشر
کنید تا هر فرد بداند در چه مواردی مشارکت دارد و همه بدانند که درخصوص چه
موضوعاتی در جلسه بحث خواهد شد.
این روش را در جلسات با رئیسان، کارکنان زیردست، مشتریان، تأمین کننده‌ها و
هرکس دیگری می‌توانید به کار بگیرید.
3. یکبار شروع کنید و متوقف شوید:
زمانی برای شروع و پایان جلسه مشخص کنید. برای مثال اگر زمان شروع و پایان جلسه
را 8 تا 9 تعیین کرده‌اید دقیقاً رأس ساعت 8 جلسه را شروع کرده و رأس ساعت 9 آن
را به اتمام برسانید. مشخص نبودن زمان پایان جلسات یکی از عوامل اصلی شناخته
شده در اتلاف وقت در جلسه‌ها می‌باشد.
قانون دیگر: منتظر متأخرین نباشید، بدون هیچ چون و چرایی بیندیشید که متأخرین
به هیچ وجه به جلسه نخواهند آمد و در زمان مشخص شده جلسه را شروع کنید.
ناعادلانه است که افرادی که سر وقت به جلسه آمده‌اند این گونه انتظار بکشند و
به وسیله افراد متأخر مجازات شوند.
در این خصوص برخی شرکت‌ها از سیاست خاصی استفاده می‌کنند آنها درب اتاق جلسات
را رأس ساعتی که به عنوان شروع جلسه ذکر شده قفل می‌کنند و افرادی که دیر به
جلسه می‌رسند اجازه ورود به آن را ندارند. با این روش شما می‌توانید مطمئن
باشید که در جلسه بعدی آنها تأخیر نخواهند داشت.
4. ابتدا به سراغ موارد مهم بروید:
وقتی شما یک دستور جلسه تنظیم می‌کنید از قانون 20/80 استفاده کنید، %20 موارد
با اهمیت را در ابتدای دستور جلسه قرار دهید، این روش در صورت کمبود وقت به شما
کمک خواهد کرد تا به %80 از نتایج برگزاری جلسه پیش از اتمام آن دستیابی پیدا
کنید.
5. نتایج را خلاصه کنید:
وقتی موردی در دستور جلسه مطرح می‌گردد، نتایج آن و نحوه خاتمه بحث را خلاصه
کنید، قبل از اینکه به سراغ عنوان بعدی بروید، توافقات را در خصوص عنوان فعلی
کامل کنید. مجددا، قبل از تصمیم برای اجرا تواقفات نهایی شده را بازخوانی کنید.
6. مسئولیت های اختصاصی هر فرد را مشخص کنید:
اگر تصمیم اتخاذ کرده‌اید، مسئولیت‌های مخصوص هر عمل را مشخص کنید و فرجه زمانی
مربوط به آن را تعیین کنید، به خاطر داشته باشید، تصمیمات و توافقات بدون تعیین
مسئول مربوطه و زمان صرفاً یک هم صحبتی گذراست. به وضوح مشخص کنید، چه کسی، چه
زمانی، چه کاری را باید انجام دهد.
7. صورت جلسه را به جریان بیاندازید:
نوشتن دقیق صورتجلسه که جریان انداختن آن ظرف مدت 24 ساعت پس از اتمام جلسه (در
صورت امکان) یکی از کلیدی‌ترین نکات در خصوص به حداکثر رساندن اثر بخشی جلسات
است. شخصی که نتایج جلسه را در صورتجلسه به صورت دقیق تبیین می‌کند، به صورت
بالقوه از برداشتهای غلط و ناصواب آتی جلوگیری خواهد کرد. صورتجلسه باید به طور
کامل از دستور جلسه‌ای که از پیش آماده شده پیروی کند و باید مطمئن شوید که همه
به وضوح از توافقات، مسئولیت‌ها و فرجه زمانی آن آگاهی دارند.
|
|
|
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
مطالعات مختلف
و خلاقیت |
|
|
|
|
|
|
|
|
به منظور
رشد خلاقیت در انسان و بروز ایده های نو لازم است آدمی در زمینه
های مختلف مطالعه کند و برخورد اندیشه ها و موضوعات مختلف می تواند
در گذر زمان
زمینه ساز بروز ایده های جدید در ذهن انسان باشد صفحه از همه جا در
سایت فکرنو تلاش می کند در هر زمینه موضوعی هر چند کوتاه به
خواننده ارائه نماید و بدین طریق او را وادار به اندیشه نماید |
|
 |
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
|
|
|
در صورتی که علاقمند هستید خبرهای
آموزشی از طریق پیامک برای شما ارسال شود
شماره تلفن همراه خود را در
خبرنامه پیامکی ثبت فرمایید
|
|
|
|
