|
استفاده از سيستم هاي اطلاعاتي كه بتواند همه فعاليت ها و وظايف موجود در
يك سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروري را به موقع در اختيار
استفاده كنندگان آن قرار دهد از ابزارهاي حياتي در سازمان هاي امروز است. بدون
برخورداري از اين سيستم ها افزايش قابليت هاي سازمان، بهبود عملكرد، تصميم گيري
بهتر و دستيابي به مزيت رقابتي غيرممكن است. در اين ميان سيستم هاي برنامه ريزي
منابع سازمان (ERP) از جديدترين ابزارهاي مديريتي بوده كه قادر است اطلاعات
موجود در سازمان را با استفاده از فناوري اطلاعات در تمام حوزه هاي فعاليت
سازمان به طور منسجم و يكپارچه جمع آوري كرده و اطلاعات و نتايج بدست آمده از
آن را در اختيار استفاده كنندگان آن در سطوح مختلف سازمان قرار دهد. اين سيستم
ها را مي توان جديدترين فناوري هاي اطلاعاتي در يك دهه گذشته دانست، ثمره اي كه
به سرعت در حال دگرگوني و تكامل است.
در اين مقاله با بيان ساده، مفهوم، ويژگي ها و مزاياي برنامه ريزي منابع
سازمان، سير تكامل و مراحل اجراي آن در سازمان را توضيح مي دهد.
در بيشتر مراكز توليدي، مشكلات موجود ناشي از كمبود تلاش كاركنان نيست بلكه
كمبود همكاري و هماهنگي در استفاده از منابع در دسترس كارخانه (كاركنان،
اطلاعات، مواد، ابزار) و در نتيجه عدم مديريت موثر در كار، عوامل اصلي به وجود
آورنده اين مشكلات است.
سيستم برنامه ريزي منابع سازمان، ابزار نويني است كه
رفع ناهماهنگي ياد شده را با تاكيد بر بهبود فرايندهاي سازمان و تصميم گيري
صحيح تر و آسان تر مديران، هدف قرار داده است. به بيان ديگر:
- ERP يك راه حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است كه به منظور ارتقاي مديريت
فرايند و عمليات سازماني منابع سازمان را به وسيله يك سيستم به هم پيوسته، به
سرعت و با دقت و كيفيت بالا در كنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي دهد.
- سيستم هاي ERP سيستم هاي مبتني بر كامپيوتر هستند كه براي فرايندهاي يك
سازمان طراحي شده و برنامه ريزي، توليد و پاسخگويي به مشتريان را يكپارچه مي
كند.
ERP دو مزيت عمده ارائه مي كند كه در سيستم هاي سازماني غيريكپارچه وجود
ندارند:
1- يك نگرش يكپارچه سازماني از كسب و كار كه در برگيرنده تمام فعاليت ها (وظايف
سازماني) و بخش ها است.
2- يك پايگاه داده اي سازمان كه تمام فعاليت هاي كسب و كار در آن، وارد، ضبط،
پردازش، نظارت و گزارش مي شود.
اين نگرش يكپارچه مستلزم گسترش همكاري و هماهنگي بين بخش هاي مختلف است اما
سازمان را در رسيدن به اهداف خود و ارتقاي قابليت پاسخگويي، توانا مي سازد.
هدف اصلي و اوليه بسته هاي نرم افزاري ERP ، گردآوري بخش ها و حوزه هاي مختلف
يك سازمان در داخل يك سيستم يكپارچه است، به گونه اي كه اين سيستم بتواند
جوابگوي تمامي نيازهاي بخش هاي متفاوت يك سازمان باشد.
در يك جمع بندي مي توان گفت سيستم هاي ERP ، تنها حاصل اجتماع فرايندها و وظايف
مختلف سازماني در قالب يك بسته نرم افزاري نيست بلكه حداقل بايد داراي چند
مشخصه كليدي باشد تا بتواند به عنوان يك راه حل درست مطرح شود. اين ويژگي ها
عبارتند از:
انعطاف پذيري: سيستم هاي ERP بايد بتوانند به نيازهاي متغير سازمان ها و شركت
هاي
استفاده كننده پاسخ دهند.
همچنين اين سيستم بايد به گونه اي باشد كه هر جزيي از بسته نرم افزاري بتواند
بدون تاثير در روش هاي ديگر در هر سازماني، تغيير كرده، اضافه يا حذف شود.
فراگير بودن: سيستم هاي ERP بايد وظايف سازماني مختلفي را پشتيباني كنند و
متناسب با طيف وسيعي از سازمان ها مورد استفاده قرار گيرند.
فرا شركتي: اين سيستم ها بايد به صورت online به سازمان هاي ديگر و ساير شركاي
تجاري از جمله تامين كنندگان و مشتريان متصل باشند.
بهترين روش هاي موجود: مجموعه اي از بهترين روش هاي مورد استفاده و تجربه شده
در جهان بايد در اين نرم افزارها گردآوري شده باشد.
شبيه سازي واقعيت: بناي طراحي و استفاده از اين نرم افزارها، شبيه سازي اقدامات
و فرايندهايي است كه در سازمان انجام مي گيرد.
ساير ويژگي ها: علاوه بر موارد كليدي مطرح شده، مي توان به ويژگي هايي همچون
كاهش كارها، حذف دوباره كاري و بهينه سازي منابع، محيط كاربر پسند (شامل
راهنمايي online و رابط گرافيكي مناسب)، انعطاف پذيري در انطباق با قوانين
كشورها (در زمينه هاي مالي، مالياتي، فروش، صادرات و واردات)، دسترسي آسان به
اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم ركوردهاي اطلاعاتي، اشاره
كرد.
حروف اختصاري( MRP -Material Resource Planning) به معناي برنامه ريزي
نيازمندي مواد، در سه مفهوم متفاوت ولي وابسته به هم به كار برده مي شوند. هر
يك از اين مفاهيم، درجه اي از ميزان پيشرفت و تحول MRP را نشان مي دهند.
- MRPI برنامه ريزي نيازمندي مواد
- MRP با حلقه بسته
- MRPII برنامه ريزي منابع توليدي
MRPI اولين مرحله تكاملي در MRP بود. سيستم MRP يك سيستم برنامه ريزي مواد زمان
بندي شده مشروح است. اين سيستم برنامه كلان توليد را به مجموعه اي مشروح از
مواد مورد نياز كه مي تواندبراي برنامه ريزي،زمان بندي و كنترل توليد در سطح
كارخانه به كار گرفته شود، تبديل مي كند.
MRP با حلقه بسته، مرحله منطقي تحول MRP بود كه منجر به يك سيستم كنترلي توليد
شد. يكي از اساسي ترين فرضيات يك سيستم MRP ، نامحدود بودن ظرفيت است. اين فرض
در عمل، ضعيف بود. بنابراين سيستم MRP با حلقه بسته برنامه ريزي احتياجات
ظرفيتي خود، به عنوان كنترل كننده ميزان پيشرفت برنامه توليد محسوب مي شود. در
اين سيستم، عملكردهاي واقعي توليد و تامين مواد، اندازه گيري و با برنامه
مقايسه مي شوند (حلقه بسته مي شود.) اين عمل باعث مي شود تا مديريت تشخيص دهد
كه آيا نياز به اقدامات اصلاحي وجود دارد يا خير؟
MRPII تركيبي است از MRP حلقه بسته به علاوه اجزايي براي برنامه ريزي مالي-
تجاري. از MRPII مي توان براي برنامه ريزي ظرفيت، حمل كالا، نگهداري و تعميرات
و غيره استفاده كرد. از سوي ديگر مي توان براي برنامه ريزي امور مالي نيز
جريانات نقدينگي را پيش بيني كرد. همچنين مي توان به منظور برنامه ريزي نيروي
انساني، نيروي مورد نياز در آينده را برآورد كرد. MRPII از طريق هماهنگ كردن
فعاليت هاي انجام گرفته در بخش هاي كاري مختلف شركت و به كارگيري يك پايگاه
اطلاعاتي مشترك، يكپارچگي داخلي را آسان مي سازد. اين موضوع اين اطمينان را مي
بخشد كه همه از اطلاعات به روز يك نسخه مشترك استفاده مي كنند.
شركتها به دليل مسايل و مشكلات موجود در MRPII ، هنگام اجرا و پياده سازي سيستم
برنامه ريزي خود، ناچار بودند از مشاوراني استفاده كنند كه در بيشتر مواقع حضور
آنان غير مفيد و بي تاثير بود. بنابراين سيستم هاي برنامه ريزي منابع موسسه از
اوايل دهه80 به وجود آمدند.
مراحل اجراي ERP در سازمان
- مرحله تصميم گيري براي انتخاب: اين مرحله اولين مرحله است كه در آن مديران
نياز به سيستم ERP يا انتخاب يك سيستم اطلاعاتي عمومي را بررسي مي كنند.
مرحله تصميم گيري شامل: تعريف نيازمندي هاي سيستم، اهداف و فوايد آن و تجزيه و
تحليل تاثير انتخاب در كسب و كار سطوح سازماني است.
2- مرحله اكتساب: اين مرحله شامل انتخاب محصولي است كه بهترين تناسب را با
نيازمندي هاي سازمان دارد. بنابراين كمترين نياز براي سفارش يك نرم افزار ويژه
سازمان را مدنظر قرار داده و در مرحله بعدي (مرحله اجرا) كمپاني مشاور نيز براي
كمك انتخاب مي شود. مواردي مانند قيمت، آموزش و خدمات و نگهداري، تجزيه وتحليل
شده و قراردادها بسته مي شوند. در اين مرحله مي بايست تجزيه و تحليلي درباره
نرخ بازگشت سرمايه محصول انتخاب شده انجام شود.
3- مرحله اجرا: اين مرحله شامل تطبيق نرم افزار ERP بر طبق نيازهاي سازمان است.
اين كار به كمك مشاوراني كه آموزش را به عهده داشته و با روش هاي اجرايي آشنا
هستند، صورت مي گيرد.
4- مرحله استفاده و نگهداري: اين مرحله شامل استفاده از محصول است كه منافع
مورد انتظار را تامين كرده و كمترين ميزان از هم گسيختگي را داشته باشد. در طول
اين مرحله يك فرد بايد از جنبه هاي مختلف مانند عمليات، قابليت كاربرد و مناسب
بودن براي سازمان و فرايندهاي كسب و كار به خوبي اطلاع داشته باشد. پس از اجراي
سيستم مي بايست به خوبي نگهداري شود زيرا در صورت بد عمل كردن بايد آن را اصلاح
كرد. درخواست هاي خاص براي بهينه كردن عملكرد بايد مطرح شود و بهبودهاي عمومي
براي سيستم انجام شود.
5- مرحله تحول (تكامل تدريجي): اين مرحله به ايجاد قابليت هاي بيشتر در سيستم
ERP مربوط مي شود. ايجاد منافع جديد از قبيل برنامه ريزي و زمان بندي پيشرفته،
مديريت زنجيره عرضه، مديريت ارتباط با مشتري، جريان كار و توسعه مرزها براي
همكاري هاي خارجي با شركاي ديگر از موارد مختلف اين مرحله است.
6- مرحله بازنشستگي: اين مرحله در شرايط مختلفي مانند زماني كه تكنولوژي هاي
جديد به وجود آمده اند يا در شرايطي كه ERP براي سازمان مناسب نيست و يا
نيازهاي كسب و كار تغيير كرده است به اجرا در مي آيد. در اين مرحله مديران
تصميم مي گيرند كه نرم افزار ERP را با ديگر سيستم هاي اطلاعاتي جا به جا كنند
تا با نيازهاي سازماني متناسب شود.
توسعه برنامه ريزي منابع سازمان
گسترش شبكه هاي اينترنتي، تاثير شگرفي بر جنبه هاي مختلف IT و در كنار آن بر
سيستم هاي ERP گذاشته است.
دسترسي آسان به منابع سيستم در هر جا و هر زمان به فروشندگان ERP كمك كرده است
كه سيستم هاي ERP خود را توسعه داده و با روش هاي كسب و كار جديد از جمله
مديريت زنجيره عرضه، مديريت ارتباط با مشتري، اتوماسيون نيروي فروش(SFA) ،
برنامه ريزي و زمان بندي پيشرفته (APS) ، هوش كسب و كار (BI) و قابليت هاي كسب
و كار الكترونيكي يكپارچه كنند.
در حقيقيت ERP در سازمان ها به عنوان پشتوانه اي براي كسب و كار محسوب مي شود و
سازمان با كمك اين سيستم مي تواند كسب و كار را به صورت مستقيم از طريق اينترنت
انجام دهد. اين قبيل روش ها سبب شده است كه رضايت مشتريان و فرصت هاي فروش و
بازاريابي، افزايش و روش هاي پرداخت، بهبود يابد.
****
|
