ويژگيهاي سازمانهاي مجازي

کرنو ،سایت خلاقیت ،نوآوری و کارآفرینی

www.Fekreno.org

مديران سازمانها براي ادامه حيات خود در قرن حاضر، بايد مجموعه اي از قواعد ودستورالعملهايي را در ذهن بپرورانند. در گذشته هاي نه چندان دور اين مديران براين اعتقاد بودند كه داراييهاي مادي تضمين كننده قدرت رقابتي آنان است . در قرن جديد،موفقيت با شركتهايي است كه راه خود را به آينده از هم اكنون شناخته اند، نه آنهايي كه داراي اموال بسياري در ترازنامه هاي خود هستند. با ظهور فناوريهاي جديد به ويژه اينترنت ، شركتها دچار تغييرات و تحولات اساسي شده اند كه خود كمتر از يك انقلاب نيست . كه اين بار اين انقلاب به هرگوشه از جهان تسري يافته است .

ممكن است در قرن 21 شركتهايي ظهور كنند كه به طور كامل با شركتهايي كه به شكل گيري آنها كمك كرده متفاوت باشند. در واقع بسياري از مديران گذشته ، بايد آنچه رادر گذشته فرا گرفته اند فراموش كنند. رهبران گذشته براين اعتقاد بودند كه ايجاد روح رقابت در ميان كاركنان موجب بالارفتن انگيزه در ميان كاركنان و تضمين كننده موفقيت آنان مي شود.

با رونق گرفتن فعاليتهاي تجاري ، رهبر هر سازماني مي خواست يك شركت پايدار وجاودانه را بنا نهد اما در قرن جديد بسياري از شركتها موقتي خواهند بود. زيرا شركتهاي حامي اين نوع شركتها، آنها را فقط براي آفرينش فناوريها و محصولات جديد ايجادمي كنند و حيات آنها نيز تا زماني است كه اين وظيفه را به پايان برسانند كه در نهايت همه عوامل فوق سازمانها را به سمت مجازي شدن سوق مي دهد.

يك سازمان مجازي ، سازماني است كه همه كارمندان ، فراي مرزها و محدوديتها بايكديگر كار مي كنند و اين مرزها مي تواند جغرافيايي يا سازماني باشد. و معمولا وسيله ارتباطي آنان به وسيله تكنولوژي اطلاعات تسهيل مي شود.

تابه حال يك تعريف پذيرفته شده اي از سازمانهاي مجازي ارائه نشده است .

يكي از تعاريف جامع عبارتست از:

سازمانهاي مجازي ، به صورت موقت ، براي تركيب و به كارگيري تواناييهاي خاص اعضاي آن سازمانها به وجود آمده و باعث افزايش بهره وري و استفاده سريع از فرصتهاي خاص براي ارائه محصولات يا خدمات خاص مي شود و معمولا بعد مسافت به وسيله تكنولوژي اطلاعات جبران مي شود.

و اما نكات برجسته تعاريفي كه ديگران ارائه داده اند:

- انعطاف پذيري مهمترين ويژگي سازمانهاي مجازي است . (انجمن حسابداران مديريت كانادا)

- اطلاعات محور اصلي شركتهاي مجازي خواهد بود (ديويد و مالونه )

- ويژگي اصلي سازمان مجازي آنست كه لازم نيست براي ارائه خدمات همه افرادسازمان هميشه يا برخي اوقات كنار هم باشند، به عبارتي سازمان وجود دارد ولي قابل رويت نيست . آن يك شبكه است نه يك دفتر. (چارلز هندي )

از همه تعاريف ارائه شده مي توان اينگونه نتيجه گيري كرد كه نويسندگان حداقل درمورد سه ويژگي زير توافق دارند:

تكنولوژي هاي ارتباطي باعث تسهيل روابط در اين گونه سازمانها مي گردند.

از قبيل : پست الكترونيك - فاكس - تلفن و...;

سازمانهاي مجازي دربرگيرنده شكل هاي متنوع سازماني هستند. در اينگونه سازمانها،زمان و مكان محدوديت به شمار نمي آيد و مي توان از روشهايي مانند تيمهاي چندمنظوره ، سفارش از بيرون سازمان ، ارتباطات درون سازماني و ساير موارد استفاده كرد;

افراد داخل سازمان بايد از سطح بالاتري از اعتماد نسبت به يكديگر برخوردار باشند.بدين علت كه افراد كارشان را اغلب دور از ديد ساير همكاران و مديرانشان انجام مي دهند، بايد درجه اعتماد بالا باشد.

البته ذكر اين نكته ضروري است كه سازمانهاي مجازي فارغ از جنبه تكنولوژيكي آن همواره وجود داشته اند. مثال واضح آن ، شركتهاي كوچكي هستند كه داراي هويت منحصر به فرد و روشني هستند ولي تشكيلاتي براي مقايسه ندارند. مثلا مالك شركت باتبديل يك اتاق خواب به دفتر در منزل يا با كاركردن در خودرو يا در حال مسافرت به درجه اي از سازمانهاي مجازي برسد.

نكته قابل توجه در مورد سازمانهاي مجازي امروزه اينست كه تكنولوژي هاي اطلاعاتي جديد اجازه مي دهد چنين فعاليتهايي آسانتر شوند و گسترش يابند.

پس مي توان اينگونه نتيجه گرفت كه : نمي توان يك مدل (پرسپكتيو) سازمان ارائه داد بلكه مجازي شدن سازمانها درجات مختلفي دارد.

همانگونه كه قبلا گفته شد تعاريف زيادي براي سازمانهاي مجازي ارائه شده است ولي به طور كلي از سه زاويه مي توان به سازمانهاي مجازي نگاه كرد:

بعد اول

از اين بعد سازمان مجازي ، سازمان شامل يك گروه از افراد است كه هركدام در رشته خود متخصص هستند و شاخه كاري هر گروه افراد از يكديگر متفاوت است و نتيجه فعاليتهايشان منجر به ارائه خدمات به مشتريان مي شود. به عبارتي هر فرد يا هر همكاروظيفه خاص خود را دارد. آنها همه داراي مهارتهاي ارتباطي قوي هستند  و سطح بالايي از اعتماد بين آنها برقرار است . اعضاء معمولا از طريق پست الكترونيك ، تلفن ، فاكس ياويدئو كنفرانس با يكديگر ارتباط دارند.

بعد دوم

در اينگونه سازمانهاي مجازي ، گروهي از افراد از شركتهاي شريك يا همكار كه همه اكثرا در يك شاخه خاص و يا وظيفه خاص مهارت دارند، كنار يكديگر جمع مي شوند تابتوانند يك سازمان موقت يا يك سازمان دائمي را كه بتواند خدمات خاص ارائه دهد رابه وجود بياورند.

وظايف خاص آنها عبارتند از: عرضه ، توليد، سيستم هاي اطلاعاتي ، توزيع و غيره .معمولا ارتباطات نيز مانند بعد اول از طريق پست الكترونيك ، تلفن ، فاكس و يا حضوري خواهد بود و همچنين به سطح بالايي از اعتماد نياز دارد.

بعد سوم

سازمان مجازي مي تواند يك سازمان بزرگي باشد كه برون دادهاي سازمان خود را ازميان تعداد زيادي از عمليات مهم سازمانهاي ديگر انتخاب مي كند مانند توليد يا توزيع .

اينگونه شركتها فعاليتهاي خود را با ريسك بالا، از طريق عرضه كنندگان يا به وسيله مشاركت كردن با ديگر شركتهاي متخصص در يك زمينه خاص انجام مي دهند. مزيت اينگونه سازمانها اينست كه مي توانند روي بهترين فعاليتها تمركز كنند.

براي مثال : يك شركت كامپيوتري ممكن است كامپيوترهايي با نام خود عرضه كنداما ممكن است اين شركت حتي انبار يا كارخانه واقعي نداشته باشد.

به طور خلاصه ابزار كليدي در سازمانهاي مجازي ، ارتباطات و ميزان اثربخشي تكنولوژي اطلاعات است .

از ديد جسيكا (JESSICA) نويسنده كتاب تيم هاي سازماني .

براي هر ارتباطي يك زمينه رواني وجود دارد و باتوجه به اينكه سازمانهاي مجازي توسط تكنولوژي هم حمايت مي شوند، مي توان گفت :

چالشهاي رواني 90% و تكنولوژي 10% مشكلات سازمانهاي مجازي را تشكيل مي دهند.

عوامل موثر بر تسريع روند مجازي شدن

افزايش تحرك و انعطاف پذيري زياد در مشاغل ;

روند نزولي در ايجاد مشاغل مادام العمر و ترقي شغلي پلكاني ;

مورد توجه قرار گرفته شدن افرادي كه به وفاداري حرفه اي بيش از وفاداري سازماني ارزش مي گذارند و به زندگي خصوصي و زندگي كاري ارزش مساوي مي دهند.

بالارفتن پيچيدگي مصرف كنندگان و همچنين افزايش مصرف كنندگاني كه طالب كيفيت ، انتخاب و ارزش براي پول هستند;

نياز به سرعت بيشتر در پاسخ به تغييرات و افزايش سرعت در ارائه محصولات جديدبه بازار;

هزينه و مسائل روزافزون مسافرت از نقطه Aبه B;

جابجايي از اقتصاد توليد محور به اقتصاد اطلاعات محور، جايي كه ارزش محتوي فكري يك محصول بيشتر از محتوي فيزيكي آن است .

و اما:

به طور كلي سه مانع را مي توان سدي براي توسعه سازمانهاي مجازي يافت :

1 - عدم وجود زيرساختهاي مناسب سخت افزاري و نرم افزاري

از قبيل عدم توانايي به كارگيري دانش رايانه اي نسل جديد توسط عموم ، احتمال عدم سرمايه گذاري دولت به اندازه كافي در به كارگيري تكنولوژي ارتباطي مدرن مانند: استفاده از فيبر نوري ، ماهواره ، مسائل مربوط به اينترنت و غيره .

2 - نحوه نگرش مديران نسبت به كاركنان و تكنولوژي . امروزه بسياري از سازمانها هنوزساختار كنترل و فرمان را حفظ كرده اند، مديران مي ترسند كه روشهاي كاري منعطف منجر به آشفتگي كاركنان شود و اينكه آنها به موقع نياز، در دسترس نباشند. علي رغم توانمندسازي روزافزون ، هنوز عدم اعتماد به هركس يا هرچيزي كه ديده نشود، وجوددارد. هنوز بسياري از مديران براي سنجش عملكرد به زمان حضور فيزيكي متكي هستند.

از طرفي ممكن است مديران درك كاملي از تكنولوژي و توان بالقوه آن نداشته باشند.

3 - عدم تمايل افراد به انعطاف پذيري در شغل . امروزه اكثر افراد عادت به استخدام مادام العمر دارند كه بتوانند درآمد حاصل از آن شغل پشتيبان زندگي خانوادگي شان باشد.پس باوجود اين براي اينگونه افراد مشكل است كه انقلابي در طرز زندگي شان به وجودآورند و قطعا به مفهوم كار پيماني ، روي خوش نشان نمي دهند. اين در حالي است كه سازمانها بايد به كاركنان خود كمك كنند كه خود را براي دنيايي آماده سازند كه در آن براي كسي شغل تضمين شده مادام العمر وجود ندارد.

پس لازم است سازمانها به كاركنان كمك كنند تا مجموعه اي از مهارتهاي قابل انتقال راكسب كنند، مانند سواد رايانه اي ، زبانهاي خارجي ، كار تيمي و مسائل مربوط به ارتباطات .

- در سازمانهاي مجازي بعد مسافت و فاصله جغرافيايي مانع از انجام كارها - برگزاري جلسات - كنفرانسها و غيره نخواهد شد;

- آثار و بلاياي فيزيكي از قبيل آتش سوزي - انفجار - زلزله و ساير حوادث بر روي روندكاري به حداقل خواهد رسيد;

- باعث افزايش بهره وري و سودآوري مي شود;

- توجه بيشتر بر جنبه انساني كارها و تاكيد كمتر بر اجزاء مكانيكي ، تكراري و روتين كارها;

- برآورده كردن نيازهاي بيشتري از مشتريان ;

- كاهش هزينه هاي مربوط به فضاهاي اداري به علت افزايش انعطاف پذيري در كار;

- افزايش وابستگي به سرمايه فكر و انديشه افراد سازمان ;

- كاهش مسائل زيست محيطي به علت تردد كمتر افراد.

- از آنجايي كه مرز بين زندگي كاري و زندگي در منزل كم رنگ خواهدشد امكان افزايش سطح استرس در بين پرسنل سازمان وجود خواهد داشت ;

- امكان انزواي كاركنان ازنظر اجتماعي به علت كاهش محرك تماس شغلي و بازخور;

- اگر رابطه اجتماعي طراحي مجدد نشود و همچنين قوانين مربوط به استخدام تغييرنكند. كاركنان دانش محور باارزش ، تعهد خود را نسبت به سازمان از دست مي دهند ومهارت خود را به بالاترين پيشنهاد خواهند فروخت ;

- ريزش بالاي كاركنان ;

- كاركناني كه دانش محور نباشند كم كم به حاشيه سازمان رانده مي شوند. مگر اينكه برنامه اي ارائه شود كه كاركنان سازمان كه هنوز كار فيزيكي دارند، آموزش ببينند و از آنهاحمايت شود.

 

امروزه مطالب زيادي را در كتابهاي موجود و مقالات درمورد تجارت الكترونيكي -مدير الكترونيكي - شهرالكترونيكي - دولت الكترونيكي و غيره مي توان ديد كه همه اين مباحث حاكي از تغيير مهارتهاي مديريتي است .

البته اين درست است كه اينترنت و تكنولوژي ارتباطات و اطلاعات ، مهارتهاي مديريتي را تغيير داده است ، ولي با همه اين موارد مي توان گفت كه يك مدير خوب مي تواند يك مدير الكترونيكي خوب نيز باشد.

به طور خلاصه مي توان 10 خصوصيت را براي مديريت اثربخش در سازمانهاي مجازي ارائه داد:

1 - سرعت :

در سازمانهاي مجازي در حقيقت سرعت عمل مهمتر از توسعه سازمان و يا بزرگ بودن سازمان است . شركتهاي بزرگ به درستي مفهوم سرعت عمل را درك مي كنند.

در سازمانهاي مجازي چرخه هاي توليد كوتاهتر مي شود و مصرف كنندگان ، توقع خدمات در محدوده زماني ساعت را دارند.

يكي از راههاي بالابردن سرعت ، اجتناب از تصميمات بيش از حد بلندمدت است ويكي ديگر از راهها، كاهش بوروكراسي در سازمانهاست .

براي نمونه در يك بانك در آمريكا تاكيد اين بانك بر ارائه خدمات كاملا فراگير وهمه جانبه است - افرادي كه متقاضي دريافت وام هستند طي مدت 60 ثانيه پاسخ خودرا دريافت مي كنند. هريك از كارمندان موظف است حداقل 5/1 ساعت در ماه ، به تلفن مشتريان گوش دهد و هريك از مديران ارشد بايد در روز حداقل 20 پست الكترونيكي واصله از مشتريان را بخواند. همه موارد فوق منجربه تهيه نرم افزاري شده كه به ميزان قابل توجهي سرعت عمل در بانك را افزايش داده است .

2 - نيروي انساني ماهر

پرسنل مهمترين ورودي (INPUT) هر شركتي است ، امروزه شركتها نياز به پرسنل كم ولي با كيفيت كار بالا نياز دارند - امروزه نياز به پرسنل با استعداد - نگرشها و مهارتهاي جديد است . به طوركلي شغلهاي جديد نياز به راههاي جديدي براي استخدام و بكارگيري و نگهداشتن پرسنل متصدي اينگونه شغلها دارند. و همچنين نياز به راههاي جديدي براي اندازه گيري عملكرد اينگونه افراد دارند.

3 - آزادي عمل

ويژگي عمده اي كه باعث موفقيت اينترنت شده است ماهيت بازبودن آن است . مزاياي اقتصادي كه ازطريق آزادي در اينترنت به دست مي آيد تاييدكننده اين بيان است . اين خصيصه اين امكان را براي شركاء - همكاران - عرضه كنندگان - مصرف كنندگان و كليه افراد مرتبط با سازمان به وجود مي آورد كه دسترسي زيادي به پايگاه اطلاعاتي داشته باشند و نظرات خود را اعمال كنند.

4 - مهارتهاي همكاري

اينترنت فرصتهاي جديدي را براي تيمها و شركتها به وجود مي آورد كه با يكديگرهمكاري داشته باشند و با هم مرتبط باشند. در سازمانهاي الكترونيكي بايد به دنبال راههاي جديد براي ايجاد هماهنگي و همكاري بين افراد بود. چرا كه تيمها ممكن است از لحاظ مسافت و فاصله جغرافيايي و تمركز زماني از همديگر دور باشند و يا اينكه براي تيم هاي مختلفي كار كنند كه همه اين موارد نياز به هماهنگي خاص دارد.

5 - نظم

اين سوال پيش مي آيد كه آيا مي توان نظم را همراه با آزادي و خلاقيت در سازمانهاي الكترونيكي با هم حفظ كرد؟ جواب مثبت است .

شالوده اصلي اينترنت نظم است ، هنگامي كه يك نرم افزار جايگزين يك عمل انساني مي شود. شالوده نرم افزار اصول به كارگرفته شده در آن است . پس شركتها بايد دقت خاصي روي پارامترهاي دستورالعمل و بكارگيري آن داشته باشند.

به عبارتي شركتها بايد به گونه اي عمل كنند كه از گيج شدن مشتريانشان جلوگيري كنند.

6 - ارتباطات خوب

استراتژي ارتباطات بين كاركنان موضوع مهمي است .

ارتباطات نبايد حتما محدود به داخل سازمان باشد يا حتي محدود به داخل كشورمربوطه بلكه ارتباطات بايد به گونه اي باشد كه هرگاه شركت نياز به اطلاعات بيروني داردبتواند اين اطلاعات به داخل سازمان منتقل شود و بالعكس هرگاه سازماني نياز به اطلاعات سازمان داشت اين اطلاعات به راحتي به سازمان مربوطه منتقل شود.

7 - مديريت رضايتمندي

در اين رابطه شركت بايد برنامه اي را براي رضايت مشتريان ، همكاران و كليه افرادي كه مرتبط با سازمان هستند داشته باشد و در اين خصوص سرمايه گذاري كند.

8 - تمركز بر نياز مشتري

امروزه فرصتهاي جديدي به وجود آمده تا شركتها بيشتر به روابط خود با خريداران ومشتريان وابسته باشند. به عنوان مثال ، امروزه نسبت به گذشته تغييرات زير صورت گرفته است . (جدول شماره 1)

امروزه معمولا شركتها سعي مي كنند توليدات خود را برمبناي نياز مشتريان توسعه دهند كه اين تغييرات حتما شماي كلي شركتها را نيز تغيير خواهد داد.
 

9 - مديريت دانش

تعريف : مجموعه روشها و فنوني كه طي آن تعدادي از افراد متخصص دورهم جمع مي شوند. و دانش خود را به اشتراك گذاشته و دانش جديدي را به وجود مي آورند.

البته پيداكردن افراد متخصص بدين منظور كار آساني نيست ، چرا كه اينگونه افراد نيازبه يك حس جديد و مهارتهاي جديدي دارند.

به عبارتي انجام اين كار و اينگونه مديريت مهمتر از پول و نرم افزارهاي هوشمنداست .

10 - رهبري از طريق نظارت

معمولا مديران ارشد سازمان هيچ موقع خود مستقيما نياز به داشتن اطلاعات وتخصص در مورد جزئيات تكنولوژي اطلاعات و اينترنت و غيره ندارند: بلكه براي آنهااطلاعات كلي كافي است . معمولا مديران ارشد، بيشتر نقش هماهنگ كننده را دارند وتعيين كننده خطمشها و ميزان و نحوه سرمايه گذاري هستند.

پس اگر سيستم مديريتي سازمان به 10 مورد فوق مسلح شود. كمك شاياني به اثربخشي مديريت در اينگونه سازمانها خواهد شد:

 

مي توان اينگونه نتيجه گيري كرد كه امروزه سازمانها به سرعت به سمت مجازي شدن پيش مي روند كه اين ، خود بسياري از روشهاي مديريتي را تغيير خواهد داد.

در سازمانهاي مجازي ، ديگر افراد محدود به ساعات كاري مشخص در يك محل خاص نخواهند بود، ديگر افراد در كنار كساني كه آنها را اداره مي كنند يا همكار هستندنخواهند نشست .

ديگر افراد يك شغل عادي نخواهند داشت ، بلكه همزمان در چند پروژه با اعضاي تيم هاي مختلف از حرفه هاي مختلف كار خواهند كرد و اين روشها و ترتيبات به تناسب نياز سازمان ايجاد و منحل خواهد شد - امنيت شغلي كمتر خواهد شد، به افراد اعتمادمي شود كه به ابتكار و مسئوليت خود و براساس دستورالعملها و نه مقررات خشك عمل كنند - افراد در سازمانها لازم است كه خود انگيزش باشند و مستمر مهارتها و دانش خودرا به روز كنند.

پس مي توان اينگونه نتيجه گرفت كه براي ما فقط كافي نيست كه توانمنديهاي تكنولوژي جديد را بدانيم بلكه لازم است ، ارزيابي مجدد روشهاي كاري ، ساختارها وفرايندهاي مديريتي را به كار گيريم .

و در نهايت مي توان كليه عوامل موثر بر روند مجازي شدن سازمانها را اينگونه بيان كرد:

1- مديريت 2 -نيروي انساني 3 -حمايت دولت 4 -مباحث مالي 5 -تكنولوژي وفناوري .

-JOYCE CHUTEHIAN-FERRANTI, "VIRTUAL COORPORATION", COMPUTERWORLD, FRAMING HOM. SEP 1999.

-MARTIGN R. HOOGE| EEGEN, WIM JM TEUISSEN, "MODULAR NETWORKDESIGN: USING INFORMATION ND COMMIUNICATION TECHNOLOGY TOALLOCATE PRODUCTION TASK IN A VIRTUAL ORGANIZATION", DECISIONSCIENCES, ATLANTA, FALL 2000.

-NANCY B. KURLAND. TERRI D EGAN, "TELECOMMUTING: JUSTICE ANDCONTROL IN THE VIRTUAL ORGANIZATION", ORGANIZATION SCIENCE/VOL10/ NO 4.JULY AUGUST 1999.

-PAULBLAKE, "THE FUTURE OF KNOWLEDGE MANAGEMENT",INFORMATION TODAY, MC DIFORD, MARCH 2000.

-JUDY E SCOTT, FACILITATING INTER ORGANIZATION LEARNING WITHINFORMATION TECHNOLOGY", JOURNAL OF MANAGEMENT INFORMATIONSYSTEMS, FALL 2000.

-FRACES CAIRNCROSS, "SURVEY: E-MANAGEMENT- HOW TO BE ANE-MANAGER", THE ECONOMIST, LONDON, NOV 2000.

- AIMIE PARDAS, "COMPUTTMES: BMMB ALLOCATES RM 17M FOR ITSYSTEMS", COMPUTDIMES,NEW YORK, SEP 2000.

-RICHARD MC DERMOTT, "WHY INFORMATION TECHNOLOGY INSPIREDBUT CANNOT DELIVER KNOWLEDGE MANAGEMENT" CALIFORNIAMANAGEMENT REVIEW, VOL41. NO 4, SUMMER 1999.

-CARLETON CARLY, "VIRTAUAL ORGANIZATION". BUSINESS WEEK, AUG2000.

-JEFF P PAPOWS, "THE PAY OF FROM KNOWLEDGE MANAGEMENT", USBANKER, NEW YORK, SEP 1999.


 

- باب نورتن و كتي اسميت ، مترجم منصور مجدم <آشنايي با سازمانهاي مجازي > تدبير،1378.




 

****

منبع : مقاله "     :"  تهیه کننده :سيدحيدر ميرفخرالديني-برگرفته از  سایت :

         جستجو در سايت فکر نو

بازگشت به صفحه اصلی