‌ تفكر سيستمي و سيستم هاي متفكر‌

سايت فکرنو ،سايت خلاقيت ،نوآوري و کارآفريني

www.Fekreno.org

سيستم كليتي است كه حداقل دو جزء داشته باشد، به صورتي كه هريك از آنها بتواند بر روي خصوصيات كل سيستم اثر بگذارد و هيچ كدام نتواند اثر مستقلي بر روي كل سيستم داشته باشد.

سيستم مكانيكي براساس قانونمندي تحميل شده توسط ساختار دروني و قوانين علّي ذاتي آن عمل مي كند.

وقتي تك تك اجزاي سيستم به صورت مجزا به بهترين نحو ممكن عمل كنند، سيستم كلي نمي تواند در بهترين وضعيت قرار بگيريد.

هر سيستمي ازطريق دو روش گسترش و محدود كردن دامنه رفتارها مي تواند بر اجزايش تاثير بگذارد.

براي درك سيستم هاي اجتماعي بررسي روابط بين اجزا و نيز سيستم هاي كلي تري كه سيستم هاي بزرگتر را شكل مي دهند، ضروري است.

هر بنگاه اقتصادي كه به شكل سيستمي زنده اداره مي شود، به تمامي كارگران مقصود خاصي محول شده كه آنها مي توانند به روشهاي مختلف آن را فراهم كنند.

تا زماني كه شركت نياموزد كه چگونه به شكل موثري از كاركنان خود بهره گيرد، مشكلات جدي در زمينه كيفيت وجود خواهند داشت.

در اين نوشتار ابتدا تعريف ساده اي از سيستم ارائه مي شود و انواع سيستم هاي شناسايي شده (مكانيكي، ارگانيكي و اجتماعي) تشريع مي شوند. بسته به اينكه يك بنگاه اقتصــادي از زاويه كداميك از انواع اين سيستم ها ديده شود، نحوه مديريت آن متفاوت خواهدبود. بنابراين، سير تكامل مفهوم يك بنگاه اقتصادي از مكانيكي تا اجتماعي و پيامدهاي تلقي آن به صورت سيستم اجتماعي موردبحث قرار مي گيرد. همچنين پيامدهاي جدا در نظر گرفتن اجزاي بنگاه اقتصادي (كه معمولاً چنين برخوردي با آن مي شود) و مديريت تحليلي (ANALYTIC) در مقابل مديريت تركيبي SYNTHETIC تشريع مي گردد. سپس سير تحول نگرش به يك سيستم اجتماعي از مديريت تا رهبري آن بيان شده است، اشتباهات متداولي كه مديريت سيستم درحل مسائل مرتكب مي شود و روش تلقي يك مسئله به صورت كلاف پيچ در پيچ بيان خواهدشد. سرانجام چگونگي برخورد با مسائل وكلافها و ويژگيهاي هريك بخش آخر نوشتار حاضر را تشكيل مي دهد.

سيستم كليتي است كه حداقل دو جزء داشته باشد. به صورتي كه (1) هريك از آنها بتواند بر روي عملكرد يا خصوصيات كل سيستم اثر بگذارد، (2) هيچ كدام از آنها نتواند اثر مستقلي بر روي كل سيستم داشته باشد و (3) هيچ زيرگروهي از آنها نتواند اثر مستقلي بر روي سيستم (كل) بگذارد. پس به طور خلاصه مي توان گفت كه سيستم كليتي است كه نتوان آن را به اجزاي مستقل يا زيرگروههاي مستقلي از اجزا تقسيم كرد.

 

سيستم هاسه نوع هستند؛ مكانيكي، ارگانيكي و اجتماعي.(1) يك سيستم مكانيكي براساس قانونمندي تحميل شده توسط ساختار دروني و قوانين علّي ذاتي اش عمل مي كند، مثل يك ساعت يا يك اتومبيل. از آنجايي كه در سيستم هاي مكانيكي انتخابي وجود ندارد، خود يا اجزايشان نمي توانند مقاصدي مختص به خود داشته باشند. اما يك سيستم مكانيكي مي تواند وظيفه اي داشته باشد كه مقاصد موجودي، خارج از آن را برآورده مي كند و به همين ترتيب اجزاي سيستم نيز وظايف فرعي مخصوصي به خود دارند. بنابراين، براساس نگرش نيوتني جهان به صورت يك ماشين بود كه خدا آن را ايجاد كرده تا وسيله اي براي اجراي نياتش باشد.

سيستم هاي مكانيكي مي توانند باز باشند و يا بسته. اگر رفتارشان به وسيله هيچ رويداد يا شرايط بيروني متاثر نشود بسته هستند و درغير اين صورت باز خواهندبود. جهان از ديدگاه نيوتن به منزله يك سيستم مكانيكي بسته (خودشمول) بـدون هيچگونه محيطي، ديده مي شد. در مقابل، سياره زمين به منزله سيستمي كه حركتش به وسيله ساير سياره ها، ستاره ها و نيروهاي ديگر متاثر مي شود انگاشته مي شد، از اين رو يك سيستم باز فرض مي شد.

آن اجزايي كه بدون آنها يك سيستم توانايي اجراي وظايفش را ندارد، اجزاي ضروري و باقي اجزا غيرضروري به حساب مي آيند. به عنوان مثال، موتور اتومبيل يك جزء ضروري است درحالي كه فندك آن اين چنين نيست.

نوع ديگري از سيستمها، سيستمهاي ارگانيكي هستند. سيستم هاي ارگانيكي، سيستم هايي هستند كه حداقل يك هدف (GOAL) يا مقصود (PURPOSE) از خودشان دارند. مثل حفظ بقا، كه رشد براي آن اغلب عاملي ضروري تلقي مي شود. درحالي كه اجــزايشان هيچ هــدف و مقصـودي را پي نمي گيرند اما وظايفي درخدمت هدف و مقصود سيستم كلي دارند. سيستم هاي ارگانيكي ضرورتاً باز هستند، يعني تحت تاثير عوامل بيروني قرار مي گيرند. بنابراين، تنها زماني قابل فهم هستندكه در پيوند با محيطشان بررسي گردند. محيط هر سيستم شامل مجموعه اي از متغيرهاست كه مي توانند رفتار سيستم را متاثر كنند.

اجزاي يك سيستم ارگانيكي، هم مي تواند ضروري باشد و هم نباشد. به عنوان مثال قلب يك جزء ضروري براي سيستم انسان است درحالي كه ناخن چنين نيست.

سومين نوع سيستمها، سيستمهاي اجتماعي هستند. اين سيستمها (مانند سازمانها، موسسات و جوامع) سيستم هاي بازي هستند كه (1) براي خود مقاصدي دارند (2) حداقل برخي از اجزاي ضروريشان هم مقاصدي مختص به خود دارند و (3) جزئي از سيستم بزرگتري هستند كه آن نيز داراي مقاصدي مختص به خود است.

سيستمهاي مكانيكي، ارگانيكي و اجتماعي مفاهيمي هستند كه مي توان آنها را به اشكال مختلف تصور كرد. بنابراين، هر موجودي را مي توان در قالب هريك از آنها تصور كرد. براي مثال، يك فعاليت اقتصادي، يك مدرسه، يا يك بيمارستان را مي توان به عنوان يك سيستم مكانيكي، ارگانيكي يا اجتماعي تلقي كرد. اما سيستم هايي كه مردم در آنها نقش اساسي را بازي مي كنند، اگر به گونه اي غير از سيستم اجتماعي ديده شوند به خوبي قابل فهم و درنتيجه قابل مديريت نخواهندبود. نوع نگرش به سيستم هاي مردمي در طول زمان تكامل يافته است. اين مسئله با تغييراتي كه درنگرشمان درمورد بنگاههاي اقتصادي روي داده، نموده يافته است. اما چنين تكاملي تدريجي، در مورد هر سيستم اجتماعي ديگري نيز قابل مشاهده است.

وقتي انقلاب صنعتي در دنياي غرب آغاز گرديد، نگرش حاكم بر دنيا، نگرش نيوتني بود. به اين ترتيب بيشتر نيز به منزله تمثالي از خداوند (IMAGE OF GOD) از مصنوعات خود درجهت اجراي مقاصدش بهره مي برد.

جاي تعجب نيست كه بنگاههاي اقتصادي به منزله ماشيني كه توسط مالكانشان به منظور انجام كارهاي موردنظرشان ايجاد مي شد، فرض گردد. اين سيستمها (بنگاههاي اقتصادي) براي خود مقصودي نداشتند، بلكه وظيفه آنها خدمت به مقاصد مالكان و فراهم كردن بازده سرمايه گذاريهاي آنها از طريق ايجاد سود بود.

مالكان، قدرت مطلق بودند و نوعاً قوانين يا مقررات خاصي برا ي مقيد كردن آنها وجود نداشت. آنها مي توانستند در حيطه بنگاههاي خود هرآنچه مي خواستند انجام دهند. كارگران از ديد آنها به شكل اجزاي قابل تعويض ماشين بودنـد كه وقتي كه به طور رضايتبخشي كار نمي كنند مي توان آنها را دور انداخت. كار به مهارت كمي نياز داشت و كارگران غيرماهر و آموزش نديده فراوان بودند. آنها نسبتاً كم توقع بودند و نوعاً هيچ گونه تامين اجتماعي وجود نداشت. به همين دلايل آنها حاضر بودند كه تحت هر شرايطي كار كنند و براي گريز از فقر اقتصادي ناچار به تحمل هر وضعيتي بودند.

هــرچه كه به پايان قرن نوزدهم نزديكتر مي شديم، نگرش ماشيني به بنگاههاي اقتصادي كمتر قابل دفاع به نظر مي رسيد. بعد از پايان جنگ جهاني اول، اين نگرش تاحد زيادي با تلقي ارگانيسمي از بنگاه اقتصادي، جايگزين شد. دلايل بسياري براي اين جايگزيني وجود داشت كه درميان آنها مي توان به آموزش فزاينده نيروي كار، افزايش مهارتهاي لازم براي نيروي كار، مقررات مترقي شرايط كار به وسيله دولت و اعمال نفوذ اتحاديه ها در شرايط كار و بيمه شغلي اشاره كرد. شايد مهمترين دليل اين تغيير در نگرشها ناشي از آن بود كه بسياري از بنگاههاي اقتصادي نمي توانستند، حتي با تزريق مجدد تمامي سود حاصل از فعاليت خود به كسب و كارشان، رشد بالقوه را به فعليت نزديك كنند؛ زيرا كه سرمايه بيشتري موردنياز بود. بنابراين، مالكان مجبور بودند يا با حفظ كنترل كاملي بر بنگاه اقتصاديشان رشد آن را محدود كنند، يا با تبديل تدريجي آن به سمت سهامي عام، سرمايه بيشتري فراهم سازند و درنتيجه مقداري از حق مالكيت و كنترل خود را از دست بدهند. درعمل مشاهده شد كه نرخ دوام آن بنگاههايي كه به دنبال رشد رفتند خيلي بيشتر از آنها يي بود كه به دنبال كنترل كامل بودند.

وقتي بنگاه اقتصادي به شكل سهامي عام درآمد، مالكش ناپديد گشت. سهامداران براي كارگران، بي نام و نشان و دست نيافتني شدند. مالكيت يك خيال، و مالكان به شكل روح درآمدند. چگونه مي توان با روح ارتباط برقرار كرد؟ در آغاز اين قرن، علم مديريت و مديران پديد آمدند تا تقاضاي فزاينده مالكان بنگاههاي اقتصادي را براي كنترل واحدهايشان جواب دهند و علاوه بر شناسايي خواسته هاي مالكان، آنها را به كارگران نيز منتقل كنند.

مديران، سود را يك وسيله مي پنداشتند نه يك هدف. سود براي يك بنگاه اقتصادي همانند اكسيژن براي انسانها، به منزله عنصري ضروري براي بقا و رشد آن پنداشته مي شد و نه دليلي براي وجود آن. آنچه مديران سعي در حداكثر نمودن آن داشتند، استاندارد و كيفيت زندگي كاري بود نه ارزش سهام سهامداران. ايجاد بازده كافي براي سهامداران لازمه بقا بود نه يك هدف. اما افسانه حداكثر كردن سود به دليل مناسبات عمومي، حفظ شد.

بنگاههاي اقتصاديي كه مالكيت عمومي داشتند شركت (CORPORATION) ناميده شدند، اين كلمه از واژه لاتين كرپوس (CORPUS) به معناي بدن مشتق مي شود. (ارگانيسمها بدن دارند، نه ماشين ها) به علاوه ازنظر قانون، شركت داراي وضعيتي همانند فرد زنده بود. مديـرعامل، سر (THE HEAD) سازمان ناميده مي شـد. (ارگانيسم ها سر دارند، نه ماشين ها) به تدريج ويژگيهاي زيست شناسانه اي مانند؛ سالم، بيمار، فلج شده، پرانرژي، بالغ و در حال مرگ درمورد بنگاههاي اقتصادي نيز مصداق يافت. چنين مفاهيمي هنوز هم كاربرد دارند. مدت زمان زيـادي از نوشتن كتابهاي استافورد بيـر بـا عنـاويـن »مغز بنگاه« و »قلب بنگاه« نمي گذرد.

به خاطر پيشرفتهاي مداوم ماشيني شدن، مهارتهاي موردنياز كارگران نيز روند صعودي گرفت. كارگران با مهارتهاي لازم، به فراواني كارگران بدون مهارت نبودند. هزينه آموزش و جايگزيني كارگران ماهر ديگر ناچيز نبود. درنتيجه، آنها بيشتر به منزله اجزاي به سختي ترميم شونده بدن (ارگانها) نگريسته مي شدند تا اجزاي به راحتي تعويض شونده يك ماشين. سلامت و امنيت كارگران ازطرف دولت، اتحاديه ها و خود نيروي كار به طور شاياني موردتوجه قرارگرفت. اگرچه علايق و مقاصد كارگران به كارفرمايان مربوط نمي شد اما چگونگي انجام وظايف توسط آنها، چيزي بود كه كاملاً به كارفرمايان ارتباط پيدا مي كرد.

توسعه تــاميــن اجتمــاعــي، افزايش پس اندازهاي شخصي (ناشي از حقوق و مزاياي بيشتر در قبال كار) و فعاليت اتحاديه ها، ترس از بيكاري را كاهش داد. اين پيشرفتها كارگــران نــاراضي را در اعتراض به آنچه رويه كاري ناعادلانه و شرايط نامناسب كاري تلقي مـي كـردنــد، تشويق كرد. بدين ترتيب به ناچار، مديريت و نيروي كار در مقابل يكديگر قرار گرفتند.

نگرش زنده تصور كردن بنگاه اقتصادي، در خلال جنگ جهــاني دوم كمرنگ و كمرنگ تر شد. در آن زمان قسمت عمده اي از نيروي كار به خدمت امور نظامي درآمدند. با وجود اين، تقاضا براي توليد بسيار زياد بود. زنان، كودكان و سالخوردگان نيز به مجموعه نيروي كار پيوستند. البته اين حركت بيشتر به دليل وطن پرستي ترغيب مي شد تا نياز به درآمد.مديراني كه انتظار بهره وري بالا از چنين نيروي كاري داشتند (نيروي كاري كه به دليل حس وطن پرستي به وجود آمده بود)، ديگر نمي توانستند با رفتاري غيرانساني با آنها به صورت اجزاي قابل تعويض ماشين و يا حتي اجزاي بدون مقصود بدن كه فقط وظيفه اش را انجام مي دهد، رفتار كنند. بنابراين، لازم بود تا با نيروي كار به عنوان انسانهايي رفتار شود كه هريك مقصودي منحصر به فرد دارد.

به دليل افزايش سرعت و خودكار شدن فعاليتها بعداز جنگ جهاني، مهارتها و آمــوزشهاي موردنياز نيروي كار با نرخ شتابنده اي افزايش يافت. زمان و پول هنگفتي در آموزش و تعليم تمامي سطوح كارگران سرمايه گذاري شد. به منظور كسب بازده ازاين سرمايه گذاري، كارگران مي بايست به شكل كاراتر و براي زمان طولاني تري به كار گرفته مي شدند. براي رسيدن به اين هدف، نمي شد با آنهايي كه بعداز فعاليت در امور نظامي به مجموعه نيروي كار پيوسته بودند به همان شيوه نظامي برخورد كرد. استبداد و نظم و ترتيب خشك براي آنها نامناسب بود. اين نيروها توقع داشتند كه با آنها به شكل افرادي مستقل با نيازها و علايق مختص به خود رفتار شود. اين مسئله به شكل حادي در پرورش فرزندان آنها منعكس شد، درنتيجه آنها حتي كمتر از والدينشان مايل به تحمل مديريت استبدادي بودند.

اكثر افراد متعلق به نسل آزاد انديش، كه ركود پس از جنگ جهاني دوم را تجربه نكرده بودند، به اندازه والدينشان اهميتي به مالكيت مواد و اشياء نمي دادند. آنها با اخلاق كاري پروتستاني كه مشخصه نسلهاي قبلي بود وفق نيافته بودند و كار را به منزله امري كه ذاتاً خوب است تصور نمي كردند، بلكه كار را به منزله شرط لازم تلقي مي كردند. دراين زمينه مي توان به عقايد »هيپي ها« در دهه هاي 60 و 70 ميلادي مراجعه كرد.

آنهــايـي از اين نسل آزادانديش كه كار مي كردند (كه البته اكثر آنها نيز كار مي كردند)، انتظار داشتند كه علايقشان توسط سازمان استخدام كننده مورد توجه قرارگيرد. بسياري از ساختارهاي مديريتي قادر به انجام چنين كاري نبودند. درنتيجه گروه كثيري از نيروي كار از ماهيت كار و سازمانهاي استخدام كننده شان بيزار شدند. براساس مطالب نشريه »ورك اين آمريكا« گزارشي كه به وزير بهداشت، آموزش و رفـاه درسال 1973 تقديم شد، آمده است كه: … ...تعداد قابل توجهي از كارگران آمريكايي نسبت به كيفيت زندگي كاري خود ناراضي هستند، بي تحركي، تكراري بودن، بي فايدگي ظاهري كارها، نبود مبارزه طلبي و استقلال داخلي در كارها از دلايل نارضايتي كارگران درهر سطح شغلي هستند. با اينكه ماهيت مشاغل تاحد زيادي تغيير كرده است اما درحقيقت يكي از مشكلات اصلي آن است كه اين تغييرات به اندازه كافي سريع نبوده تا همپاي تغييرات گسترده در موقعيت اجتماعي، آرزوها و اميال وارزشهاي كارگران رشد يابد. افزايش عمومي موقعيت تحصيلي و اقتصادي كارگران آنها را در وضعيتي قرار داده است كه داشتن يك شغل جذاب به اندازه داشتن شغلي كه پول خوبي دارد اهميت يافته است. ميزان پرداختها هنوز هم مهم است، مقدار آن بايد امكان دسترسي سطح استاندارد زندگي را ميسر سازد و منصفانه به نظر برسد. اما پرداخت حقوق بالا به تنهايي باعث رضايت شغلي (يا رضايت از زندگي) نمي شود.

به دليل فشارهاي داخلي و خارجي، مديران شركتها آگاهي لازم براي درنظر گرفتن مقاصد و علايق (1) بخشهاي سيستم تحت مديريتشان و (2) سيستم هاي بزرگتري كه آنها را نيز دربرمي گيرد (مثل جامعه) و سيستم هاي مشابه ديگري كه جـزء همان سيستم بزرگتر هستند، به دست آوردنــد. بــه علاوه مديران بنگاهها به طور آشكار مجبور به توجه به (3) مقاصد سيستمي كه آن را مديريت مي كردند نيز بودند. بسط دامنه توجه مديران به آنچه ذكر شد، نگرش به سازمان به منزله يك سيستم مكانيكي يا بيولـوژيـك را بسيــار مشكـل ساخت. آنها به تدريج به سازمانشان به شكل يك سيستم اجتماعي (سيستمي كه مردم به صورت فردي و گروهي نقش اصلي را در آن ايفا مي كنند) نگاه مي كردند.

از آنجا كه سيستم، كليتي است كه نمي توان آن را به اجزاي مستقل تقسيم كرد، بنابراين، هرگز با جمع كردن فعاليتهاي اجزا به صورت مستقل، نمي توان به عملكرد كلي سيستم دست يافت، زيرا اين عملكرد تابعي از اثرات متقابل اجزا بر يكديگر است. مي توان نشان داد كه وقتي تك تك اجزاي سيستم به صورت مجزا، به بهترين نحو ممكن عمل كنند، سيستم كلي نمي تواند در بهترين وضعيت ممكن قرار بگيرد. (SENGUPTA & ACKOFF-1965) اين مطلب كاربردهاي بسيار مهمي براي مديريت شركت دارد. براي مثال، تيم فوتبال متشكل از ستارگان همه تيم ها، لزوماً يك تيم خوب نخواهد بود. اما شايد بتوان گفت كه اگر به اعضاي اين تيم زمان كافي براي بازي در كنار هم داده شود، بهترين تيم جهان خواهند شد. شايد اين طور باشد، اما وقتي كه آنها تبديل به بهترين تيم فوتبال شدند، ديگر تمام اعضاي آن براي تيم منتخب ستارگان انتخاب نخواهند شد.

عملكرد يك سيستم آشكارا به عملكرد اجزايش وابسته است، اما يك جنبه مهم (اگر نگوييم مهمترين جنبه از عملكرد اجزا)، چگونگي تعامل آنها با يكديگر به منظور تاثيرگذاري بر عملكرد سيستم كلي است. بنابراين، مديريت اثربخش سيستم بايد به جاي توجه به فعاليت مستقل اجزا، بر تعامل و

عملكرد يك سيستم آشكارا به عملكرد اجزايش وابسته است، اما يك جنبه مهم (اگر نگوييم مهمترين جنبه از عملكرد اجزا)، چگونگي تعامل آنها با يكديگر به منظور تاثيرگذاري بر عملكرد سيستم كلي است. بنابراين، مديريت اثربخش سيستم بايد به جاي توجه به فعاليت مستقل اجزا، بر تعامل و ارتباط متقابل آنها با هم تمركز كند.

وظيفه تعريف شده يك سيستم به وسيله هيچ جزئي از سيستم حتي اجزاي اصلي و ضــروري آن بــه تنهايي دست يافتني نيست. به عنوان مثال، هيچ بخشي از اتومبيل حتي موتور آن به تنهايي قادر به جابجايي مردم نيست. بنابراين، وقتي كه يك اتومبيل يا هر سيستم ديگري به اجزاي خود تقسيم مي شود، هدف تعريف شده و خصوصيات اساسي اش را از دست مي دهد. يك اتومبيل اوراق شده نمي تواند مردم را جابجا كند و انساني كه اندامش از هم جدا شده باشند، زنده نمي ماند و نمي تواند چيزي بخواند يا بنويسد.

هر سيستمي به دو روش مي تواند بر اجزايش تاثير بگذارد؛ يا ازطريق گسترش و يا تـوسط محدود كردن دامنه رفتارهايي كه آنها مي توانند بروز دهند. از آنجايي كه سيستم هاي اجتماعي شامل سيستم هاي هدفداري مثل اجزاي اصلي خود هستند و رفتار هدفدار، انتخاب مقاصد و ابزارها را ميسر مي كند، بنابراين، سيستم هاي اجتماعي بايد طيف انتخابهاي دردسترس اجزايشان را افزايش و يا كاهش دهند. آنها شايد طيف انواعي از رفتارها را افزايش و انوع ديگر را كاهش دهند. براي مثال، قوانين و مقررات، منافعي را براي ما ايجاد مي كنند ولي نه به قيمت كاستن ازحقوق ديگران.

يك سيستم اجتماعي مستبد، عموماً دامنه رفتار دردسترس اجزايش را محدود مي كند درحالي كه يك سيستم دموكراتيك آن را گسترش مي دهد.

هم افزايي به معني افزايش توانايي اجزاي سيستم است كه به دليل عضويت در آن سيستم، يا به عبارت ديگر تعاملش با ساير اجزاي سيستم، حاصل مي شود. چنين افزايشي در توانايي تنها زماني روي مي دهدكه اجزا دركنار يكديگر بتوانند ارزشي را ايجاد كنند كه به تنهايي قادر به خلق آن نباشند. به عبارت ديگر، هم افزايي در سايه گسترش دامنه رفتار دردسترس اجزاي سيستم دست يافتني است.

اگر سيستم هاي اجتماعي اثري بر دامنه انتخابهاي دردسترس اجزايشان يا سيستم هاي شاملي كه اين اجزا جزئي از آن هستند نداشته باشند، مطالعه آنها به منزله يك كل، هيچ ارزشي نخواهد داشت و مي توان اجزا را به صورت منفرد بررسي كرد. بنابراين، براي درك رفتار سيستم هاي اجتماعي ضروري است كه روابط بين اجزا و نيز سيستم هـاي كلي تري كه سيستم هاي بزرگتر را شكل مي دهند، بررسي شوند.

اينكه يك سيستم طيف رفتاري دردسترس اجزايش را افزايش يا كاهش مي دهد، به چگونگي سازماندهي و مديريت آن بستگي دارد. بنگاه اقتصادي اي كه به منزله يك ماشين تلقي شده است، به گونه اي سازماندهي و مديريت مي شود كه شديداً رفتار اجزايش را مقيد مي كند. اثربخشي يك ماشين برحسب توانايي آن براي وادار كردن اجزايش به تكرار مكرر وظايف يكسان، تعريف مي شود. در چنين سيستمي رفتار اجزا به صورت فيزيكي تعـريف شـده است و آنهــا هيچ انتخــابي نمي توانند داشته باشند. درست مانند رفتارهايي كه در نظامهاي بوروكراتيك كه درك مكانيكي از امور دارند، مشاهده مي شود.

يك سيستم اجتماعي اگر به منزله يك سيستم ارگانيكي تلقي شود در مقايسه با يك سيستم مكانيكي، تنوع انتخابهاي دردسترس اجزايش را افزايش داده است. اما چنين تنوعي تنها به شكل انجام كار محدود مي شود و نه خودكار.

براي مثال قلب افراد مختلف ممكن است با سرعتهاي متفاوتي بتپد اما به هرحال مي بايست خون را درون سيستم به گردش دربياورد. بنابراين، در بنگاه اقتصاديي كه به شكل سيستمي زنده اداره مي شود، به تمامي كارگران در هر سطحي كه باشند محصول يا مقصود خاصــي محول شده است (خود انتخاب نكرده اند) كه مي توانند به روشهاي مختلف آن را فراهم كنند.

اما بنگاه اقتصاديي كه به شكل يك سيستم اجتماعي تلقي شود بايد مقاصد اجزا و سيستمي كه جزو آن است را برآورده كند. اين بنگاه بايد بــراي اجزا و سيستم هاي دربرگيرنده اش توانايي انجام كارهايي را، كه بدون وجود او قادر به انجامش نبودند، فراهم كند. بدين معني كه سيستم هاي اجتماعي بايد علاوه بر طيف ابزارها، طيف مقاصد دردسترس اجزا و سيستم هاي شامل تر را نيز افزايش دهند.

در درون يك سازمان ارتباط نزديكي بين تمركزگرايي و كاهش طيف انتخاب و نيز عدم تمركزگرايي و افزايش طيف انتخاب وجود دارد. هرچه تصميم گيريها متمركز تر باشد به معني محدود شدن دامنه انتخاب دردسترس تصميم گيران رده هاي پايين تر است.

در فرهنگ ما، مديران مي آموزند تا باور كنند كه كارايي يك سيستم اجتماعي را مي توان با ارتقاي كارايي هريك از اجزاي آن به صورت مجزا، افزايش داد. يعني اگر هريك از اجزا به خوبي مديريت شود »كل« نيز همان طور خواهدشد. اين امر به ندرت اتفاق مي افتد. علت آن است كه اگر اجزا به صورت مجزا ديده شوند، با وجودي كه به نظر مي رسد خوب مديريت شده اند ولي به ندرت با همديگر سازگار خواهند شد. در بهترين وضعيت، مديران مي آموزند كه چگونه فعاليتهاي اجزاي يك سيستم اجتماعي را مديريت كنند. ولي مديران موثر، تعاملات بين اجزايي از سيستم كه مسئوليت آن را به عهده دارند و نيز تعاملات آن جزء با اجزاي ديگر داخل يا خارج ازسازمان (كــه تاثيــرگــذار است و ازطريق آنها تاثير مي پذيرد) را مديريت مي كنند.

اين گرايش به تكه كردن اجزا و برخورد جداگانه با آنها از پيامدهاي تفكر تحليلي است. متاسفانه تحليل و تفكر تقريباً به صورت مترادف درنظر گرفته مي شوند ولي درواقع تحليل فقط يكي از روشهاي تفكر است و تركيب نيز يكي ديگر از آنهاست. تعداد كمي از مديران از انواع روشهاي تفكر آگاهند چه رسد به آنكه آن را به كار گيرند.

در روش تحليل، ابتدا آنچه كه قرار است فهميده شود به اجزا تقسيم مي شود. سپس سعي مي شود تا رفتار هر جزء به صورت مجزا فهميده شود. سرانجام درك حاصل از اين اجزا يك كاسه مي شود. تا دركي از كل موضوع حاصل شود. روش تركيب دقيقاً در مقابل اين روش قرار مي گيرد. در قدم اول آنچه قرار است فهميده شود به صورت جزيي از يك كل بزرگتر درنظر گرفته مي شود (بنابراين با اجزاي ديگر يكجا درنظر گرفته مي شود و نه به صورت مجزا). در قدم بعدي دركي از سيستم شامل بزرگتر به دست مي آيد. سپس رفتار يا ويژگيهاي سيستم موردنظر از طريق روشن شدن نقش يا وظيفه آن سيستم در سيستم بزرگتـري كه آن را دربرمي گيرد توضيح داده مي شود.

يك سيستم را نمي توان به روش تحليلي درك كرد. تحليل يك سيستم، ساختار و چگونگي كار آن را روشن مي سازد، بنابراين، دستاورد چنين روشي دانش (KNOWLEDGE) است و نه فهم (UNDERSTAND) سيستم. گرچه اين روش نمي تواند الگوي ويژگيهاي اين كل را توضيح دهد، ولي مي تواند رفتار اجزاي آن را با روشن كردن نقش يا وظيفه آنها در آن كل بيان كند. البته براي تفسير آن كل نيز بايد از روش مشابهي استفاده كرد. يعني نقش يا وظيفه آن سيستم، در كل بزرگتري كه اين كل، جزيي از آن است، مشخص شــود. بـراي مثال به هيچ وجه نمي توان با تحليل خودروهاي آمريكايي و انگليسي توضيح داد كه چرا هريك از آنها از سمت مختلفي رانده مي شود. و نيز نمي توان با تحليل ماشين هاي آمريكايي توضيح داد كه چرا سالهاي سال است كه ظرفيت اكثر آنها 6 نفر است درصورتي كه در ابتدا 4 نفره ساختــه مـي شدند.

سيستم يك »كل« است كه ويژگيهاي اصلي آن با خواص هيچ يك از اجزا مشترك نيست. براي مثال هيچ قسمتي از يك خودرو به خودي خود نمي تواند يك شخص را از مكاني به مكان ديگر حمل كند و نيز هيچ عضوي از بدن يك شخص زنده نمي تواند به تنهايي به زندگي ادامه دهد. بنابراين، هنگامي كه يك سيستم به اجزا تقسيم مي شود، به صورتي كه در روش تحليلي با آن برخورد مي شود، ويژگيهاي اصلي خود را از دست مي دهد. به همين ترتيب وقتي جزيي از سيستم ازكل جدا مي شود نيز ويژگيهاي اصلي خود را از دست مي دهد. مــوتــور يك خودرو هنگامي كه ازكل جدا مي شود حتي نمي تواند خود را حركت بدهد. هيچ عضــوي از بدن هنگامي كه از بقيه جدا مي گردد، نمي تواند به طور معمول عمل كند، همانطور كه يك دست جدا شده نمي تواند بنويسد و يك چشم جدا شده نمي تواند ببيند.

هنگامي كه يك سيستم با روش تحليلي به اجزايش خرد مي شود، ويژگيهاي اصلي سيستم از دست مي روند و هنگامي كه اجزا نيز به صورت مجزا درنظر گرفته مي شوند از ويژگيهاي اصلي دور مي شوند. حال اگر اجزا به عنوان قسمتهايي از آن كل درنظر گرفته شوند (يعني عملكرد و نقشهاي آنها در آن كل بررسي شود) ويژگيهاي اصلي آنها قابل درك خواهدبود و مي توان رفتار آنها را توضيح داد. با تمام اين وجود اكثر مديران تحليل و تركيب را مترادف درنظر مي گيرند و بنابراين محصول آنها (دانش و درك) را نيز يكسان مي بينند.

برآورد شده است كه در سال 1900 بيش از 90 درصد شاغلان بخش صنعت، خدمات و بازرگاني نمي توانستند وظايف خود را به خوبي رؤساي خود انجام دهند. توجه كنيد كه اين نكته بسيار بااهميت است. تصور كنيد كه يك شركت به آن دوران بازگردد. فرض كنيد كه ايــن شركت كارگراني دارد كه در كارخانه مته كاري مي كنند و سركارگر آنها بازنشسته شده است. بنابراين، لازم است كه شخصي جايگزين وي شود. مدير شركت چه كسي را انتخاب خواهدكرد؟ واضح است كه بهترين متـه كار را انتخاب مي كند. پس سركارگري در اين كارخـانه وجـود دارد كه بهتــر از بقيــه مي تواند مته كاري كند. اكنون يك سركارگر براي بقيه نوبتهاي كاري لازم است. خوب، بهترين سركارگر از بين سركارگرهاي موجود براي اين شغل انتخاب مي شود. پس افراد عموماً نردبانهاي ترقي سازماني را ازطريق انجام شايسته كارهايشان طي مي كردند. بنابراين، وقتي به رده بالاتر ارتقا پيدا مي كردند، آن كارهـايي را كه در سمت قبلي به خوبي انجام مي دادند، مديريت مي كردند و به همين علت آنها به كار كارمندان خود سرپرستي و نظارت مي كردند.

در سال 1900 ميانگين سطح تحصيل كارگران كارخانه ها در آمريكا بسيار پايين بود ولي امروزه بسيار بالاتر است. برآورد مي شود كه حـداقـل 90 درصــد كـارگـران امروزي مي توانند كارهايشان را بهتر از رئيسشان انجام دهند. اين بهتر بودن، تقريباً به ميزان 105 درصد برآورد شده است.

امروزه مديران سه وظيفه اصلي برعهده دارند و تا زماني كه آنها به طور كامل اجرا نگردد، نمي توانيم محصول را با آن كيفيتي كه انتظار داريم به دست آوريم. اولين وظيفه مدير ايجاد محيطي است كه كاركنان بتوانند در آن به بهترين نحو ممكن از دانش خود استفاده كنند. شركتي در اروپا، ميانگين درصد قابليتهاي مرتبط با كارهاي كاركنان خود را 30 درصد برآورد كرده بود. اگر شركتي بخواهد از ساير منابع خود نيز اين چنين ضعيف استفاده كند، اساساً زنده نخواهد ماند. تا زماني كه شركت نياموزد كه چگونه به شكل موثري از كاركنان خود بهره گيرد، مشكلات جدي در زمينه كيفيت وجود خواهند داشت. بنابراين، چگونگي انجام اين امر، موضوع مهمي است كه مي شود در اينجا به آن پرداخت ولي قبل از آن لازم است تا پيش نيازي را بدانيم. پس بايد تعريف قديمي شغل را كنار بگذاريم. چون در غير اين صورت آنچه را كه كاركنان اجازه دارند در سر كار خود انجام دهند، محدود مي كنيم و مانع آنچه مي دانند و مي خواهند انجام دهند، مي شويم. به علاوه اين تعاريف بر اين فرض بنا شده است كه كساني كه اين تعاريف را مطرح كرده اند بهتر از كساني كه مي خواهند كار را انجام دهند، مي دانند آن شغل چگونه بايد انجام شود. اين فرض معمولاً غلط است. ما بايد كار را به گونه اي سازماندهي كنيم كه مردم به همان شكلي انجام دهند كه آن را مي فهمند.

دومين پيش نياز آن است كه بايد دركارمندان اين توانايي را ايجاد كنيم كه هر روز بهتر از روز قبل كارهايشان را انجام دهند و براي اين امر لازم است تا آنها را پرورش بدهيم. توسعه كسب و كار و ذينفعان آن مي بايست هدف اصلي باشد.متاسفانه اكثر مديران، رشد و توسعه را مترادف مي پندارند.

بسياري از شركتها واحدي دارند كه گفته مي شود مسئوليت آن توسعه است. اين واحد چه وظيفه اي را به عهده دارد؟ براي ادغام، سرمايه گذاري مشترك، سرمايه برداري و در يك كلمه، رشد. رشد به معناي افزايش در مقدار يا تعداد است ولي توسعه ارتباطي با اين دو مفهوم ندارد. يك صومعه نشين رشد مي كند ولي توسعه پيدا نمي كند. با وجود اين، انيشتين مدتها پس از آنكه رشدش متوقف شد، به توسعه خود ادامه داد. توسعه به معناي افزايش توانائيها و خواسته ها براي ارضاي نيازها تعــريف مـي شود. يك خواسته موجه، خواسته اي است كه با برآورده شدن آن، توانايي يا خواسته هاي ديگران براي برآوردن نيازهايشان كاهش نيابد. اسپانيايي ها توسعه را ايجاد ظرفيت معنا مي كنند كه اين مفهوم، معني اصلي آن را روشن مي سازد.

بنابراين، دومين مسئوليت اصلي مديران توسعه كساني است كه مديران مسئوليتشان را برعهده دارند. مديران بايد معلم باشند، زيرا آموزش وسيله اي براي توسعه است. كيفيت ازطريق آموزش بهتر مي تواند ارتقا پيدا كند تا ازطريق نظارت و سرپرستي.

سومين وظيفه اصلي مديران، مديريت (الف) تعاملات بين كساني كه وي مسئول آنهاست و تحت مسئوليت آنها قرار دارد (ب) تعاملات بخشهاي تحت مديريت با بخشهاي ديگر سازمان و (ج) تعاملات سازمانهايي كه وي در آنها مسئوليت دارد با ساير سازمانهاي موجود در محيط آنهاست. ما به نوعي از سازمان نياز داريم كه چنين مديريتي را تسهيل كند. ساختار سلسله مراتبي استبدادي كه در اغلب شركتها وجود دارد، فاقد چنين ويژگيهايي است. بنابراين، نياز به ساختار سلسله مراتبي دموكراتيك است كه اين نوع ساختار هم موجود است. اين نوع سازمانها، سازمانهاي حلقوي ناميده مي شود.

يكي از اشتباهات خطرناك كه مديريت را به ستوه آورده اين است كه تصور مي شود مسايل و مشكلات معلول تجربه مستقيم هستند. ولي درواقع چنين نيست. آنها در اثر تجربــه حـاصل از به كارگيري روش تحليلي به دست آمده اند. مسايل همانگونه با تجارب مرتبط هستند كه اتم ها با ميز. ميزها تجربه شدني اند ولي اتم ها چنين نيستند. مديران با مشكلات مجزا روبرو نمي شوند بلكه با موقعيتي مواجه مي شوند كه شامل سيستم پيچيــده اي از مشكلات بــه شدت درهم تنيده اند. مــن چنيــن مــوقعيتـي را كلاف پيچ در پيچ مي نامم.

بنابراين، رفتار يك كلاف (كلاف يك سيستم است) به چگونگي تعامل اجزا با هم بستگي دارد درست به همان شكلي كه به چگونگي تعامل مجزاي آنها به يكديگر وابسته است. به هرحال يك تمرين مديريتي معمول و رايـج اين است كه كلافها را به صورت مجموعه اي از مسايل درنظر بگيريم، تا بتوانيم آنها را اولويت بندي كنيم و برخورد مجزايي با آنها داشته باشيم. مديران معمولاً نمي دانند كه چگونه به شكلي موثر با يك سيستم برخورد كنند. آيا كلافها را مجزا ببينند يا به صورت يك كل درنظر بگيرند. مديران موثر، مسايل را حل نمي كنند، بلكه كلاف را محو مي كنند. درعوض، مديران غيرموثر به جاي آنكه كلافها را مديريت كنند آنها را پيچيده تر مي كنند.

چهار روش بسيار متفاوت براي مواجهه با مسايل و كلافها دردنياي واقعي وجود دارد:

1 - چشم پــوشي كــردن از جواب مسئله: چشم پوشي كردن از مسئله (ABSOLUTION) و اميد به آنكه مسئله به خودي خود حل شود.

2 - كم اثر كردن يا تحليل دادن مسئله: روش تحليل دادن مسئله (RESOLUTION) انجام كاري كه منجر به نتيجه نسبتاً خوبي شود به نحوي كه قانع كننده باشد. درواقع نوعي روش باليني (درمان) براي مواجهه با مسايل و كلافهاست. روشي كه بر تجارب گذشته، سعي و خطا، قضاوت كيفي و آنچه كه اصطلاحاً حس عمومي ناميده مي شـود تاكيــد زيادي مي كند. اين روش به جاي تاكيد بر عموميت مسئله، بر منحصر به فرد بودن آن تمركز دارد.

3 -حل كردن مسئله: انجام كاري كه بهترين يا نزديك ترين نتيجه ممكن به بهترين وضعيت را دربرداشته باشد كه درواقع نوعي بهينه سازي است. اساس روش حل كردن مسئله (SOLUTION) برمبناي نگرش تحقيقي به مسئله است. روشي كه بر تجربه و آزمون، تجزيه و تحليل كمي و حس غيرمعمول تكيه زيادي دارد. اين روش به جاي تاكيد بر منحصر به فرد بــودن مسئله به جنبه هاي عمومي آن تمركز مي كند.

4 - محو كردن مسئله: طراحي مجدد اجزا يا محيط مربوط به آن، كه مشكل را به وجود آورده است به صورتي كه مشكل يا كلاف ناپديد شود و به سيستم اجازه دهد كه در آينده بهتر از آنچه كه امروز مي توانست انجام دهد، عمل كند. به عبارت ديگر مي توان اين روش را ايده آل سازي ناميد. در اين روش به طور يكسان بر عموميت داشتن و منحصر به فرد بودن مسئله تاكيد مي شود و تمامي شيوه ها، ابزارها و روشها (علمي يا باليني) كه بتوانند در فرايند طراحي كمك كننده باشند، به كار گرفته مي شود.

تفاوت بين حل مسئله و محو كردن آن توسط مثال زير نشان داده مي شود. نوشتن اين دستورالعمل كه »قبل از روشن كردن كبريت، پوشش روي كبريتها را ببنديد« بر روي جلد كبريتهاي كتابي قديمي، براي جلوگيري از پريدن جرقه كبريت در هنگام روشن كردن آنها، يك راه حل براي اين مسئله به حساب مي آيد. ولي درعوض، تغيير جاي ساينده كبريت از روي جلد به پشت آن، محو كردن خود مسئله است.

 

يكي از بزرگترين زيانهاي نظام آموزش رسمي آن است كه دانش آموزان وادار مي شوند تا باور كنند كه هر مسئله اي مي تواند در يك طبقه بندي نظام يافته مانند فيزيك، شيمي، زيست شناسي، روانشناسي، جامعه شناسي، سياست و يا اخلاق جاي بگيرد. در مدارس مديريت، مسايل در قالب طبقه بنديهايي چون مالي، كارگزيني، روابط عمومي، توليد، بازاريابي، توزيع و خريد جاي مي گيرند. با تمام ايـن وجود چيزي به عنوان يك مسئله نظام يافته (طبقه بندي شده) وجود ندارد. جهاني كه در آن زندگي مي كنيم به روشي كه دانشگاهها، دانشكده ها و مدارس سازماندهي شده اند، نظم و ترتيب نيافته است. چنين تفكيكي، اطلاعاتي را درمورد ماهيت مسايل آشكار نمي كند، بلكه فقط ماهيت كساني كه آنها را در آنجا قرار داده اند را به ما مي دهد. در مثال بعدي اين مورد به روشني آمده است.

تعدادي از استادان دانشگاه در برنامه خاصي كه در همسايگي آنها ترتيب داده شده بود، شركت كرده بودند. در ابتداي جلسه يكي از اعضا خبر ناگواري را اعلام كرد. خبر بدين قرار بود كه صبح همان روز پيرزن 83 ساله اي كه در همسايگي آنها زندگي مي كرد و از اعضاي فعال برنامه بود در گذشته است. آن روز صبح وي به تنها درمانگاه محل مراجعه كرده بود تا تحت معاينه معمول ماهانه قرار گيرد. پزشك به او گفته بود كه سلامت است و بنابراين به خانه بازگشته بود. وي در هنگام بالا رفتن از پله هاي طبقه سوم به سمت منزل خود كه در طبقه چهارم واقع شده بود، دچار حمله قلبي شده و فوت كرده است.

فضـاي اتـاق ســاكت شـده بود. سكوت به تدريج توسط پزشك انجمن شكسته شد كه مي گفت »من به شما گفتم كه به پزشك بيشتري براي درمانگاه نياز داريم. اگر اينكار را كرده بوديد، پزشك مي توانست با تماس تلفني به منــزل بيمـار مراجعه كند و چنين اتفاقي نمي افتاد«. پس از مدتي سكوت استاد اقتصاد گفت »همگي مي دانيم كه پزشكهاي زيادي وجود دارند ولي آنها خصوصي اند و هزينه زيادي مي گيرند و آن خانم وسعش نمي رسيد كه از آنها استفاده كند. اگر منافع رفاهي يا درماني شهروندان ارشد وسيع تر بود، اين اتفاق نمي افتاد«. دراين هنگام استاد رشته معماري پرسيد كه چرا آسانسور در تمامي واحدهاي بيش از سه طبقه اجباري نشده است؟ سرانجام استاد امور اجتماعي اشاره كرد كه آن پيرزن پسري داشته كه وكيل موفقي بوده و در خانه ييلاقي وسيعي درحومه شهر با خانواده خود زندگي مي كرده است. اگر پيرزن و پسرش با هم سازگاري داشتند و با هم زندگي مي كردند، پله اي در آنجا وجود نداشت و اگر هم لازم بود، آنقدر پول دراختيار داشت كه بتواند پزشك خصوصي بگيرد.

آيا اين مورد، يك مسئله پزشكي، اقتصادي، معماري و يا اجتماعي است؟ خير، هيچ يك از آنها نيست. اين مورد، فقط يك مسئله است. اين اوصاف فقط مي تواند به نقطه نظرات و ذهنيت شخص نظاره گر به مسئله اشاره داشته باشند و چيزي درمورد ماهيت آن روشن نمي كنند.

طبقه بندي مسايل به رشته هاي مختلف، موجب مي شود كه افراد از زواياي مختلفي (رشته هاي مختلفي) به آن هجوم بياورند. براي مثال هنگامي كه يك مسئله به عنوان مسئله »بازاريابي« طبقه بندي مي شود، در همان بخش بازاريابي نگاه داشته مي شود. با وجود اين مهم است كه مديران بدانند، بهترين جاي برخورد با مسئله لزوماً جايي نيست كه آن مسئله به وجود آمده است. براي مثال مشكل برنامه توليد شركتي با تغيير انگيزه هاي كاركنان واحد فروش محو شد. نتيجه آن شد كه هزينه توليد تركيب محصول فروخته شده كاهش يافت و سود شركت را خيلي بيشتر از آنچه كه مي شد ازطريق دستكاري برنامه توليد تغيير داد، افزايش داد. در مطالعه ديگري، يك مسئله جدي توليد كه به علت فصلي بودن فروش كالاهاي اصلي شركت ايجاد شده بود، با افزودن يك محصول جديد به خط توليد كه از همان فناوري براي توليد و توزيع استفاده مي كرد ولي جهت افزايش و كاهش تقاضاي آن برخلاف محصول اصلي شركت بود، منتفي گشت.

البته تمامي زواياي نگرش به يك مسئله اثربخشي يكساني ندارند ولي موثر ترين روش اغلب اوقات به سختي آشكار مي شود. بنابراين، براي حل مسايل ابتدا مي بايست آن را از زواياي مختلفي بررسي كرد. اغلب اوقات بهترين روش از تركيب نقطه نظرات گوناگون و يك ديدگاه فرارشته اي به دست خواهد آمد. متاسفانه دانشگاهها و دانشكده ها، تعامل بين رشته اي و بين بخشي را كمرنگ مي بينند و حتـي آنهايـي را كه تمايل به تعامل بين دانشكده اي و دانشگاهي دارند، مجازات هم مي كنند.
 

****

منبع :  مقاله "   تفكر سيستمي و سيستم هاي متفكر‌   " نويسندگان : بهراد رنجبري و رسام مشرفي- مجله تدبير  - شماره 130

         جستجو در سايت فکر نو

بازگشت به صفحه اصلي