ضرورت ايجاد تیم های کاری و مراحل شکل گيری آنها 

سایت فکرنو ،سایت خلاقیت ،نوآوری و کارآفرینی

www.Fekreno.org

آدمی بدون ارتباطات قادر به زنگی نيست. سلامتی و تندرستی انسان نيز وابسته به همين ارتباطات است و هر چه زمان بيشتر به جلو می رود، برقراری ارتباط ميان انسانها بيشتر ضرورت می يابد، ما شاهد آن هستيم که تکنولوژی ارتباطات به سرعت در حال توسعه است و مدت زمان زيادی نيست که با ظهور اينترنت ارتباط ميان انسانها در تمامی نقاط کره زمين چنان تسهيل شده است که ديگر دهکده جهانی يک انديشه درون ذهن نيست.

سازمان هايی که در اين شرايط به خدمات رسانی مشغولند می بايستی بسيار فعال و پر تحرک بوده و علاوه بر اينکه لحظه به لحظه بايد قابليت های خويش را افزايش دهند می بايستی پاسخگوی نيازهای جديد خدمات گيرندگان خود نيز باشند. آن دسته از سازمان های بزرگ که دارای حرکتی کند بوده و قادر به تطابق خويش با شرايط حاضر نيستند محکوم به نابودی هستند.

شکل گيری تيم های کاری فعال می تواند در دل سازمانها شروعی برای پاسخ گويی به اين نياز جديد باشد. افراد در دل تيم های کاری هدفمند، قادرند سريع تر تصميم گيری کرده و نسبت به تغييرات زمانه سريعتر واکنش نشان دهند و با اصلاح سريع امور، به راه خويش ادامه دهند. هماهنگی تيمهای کاری با اهداف سازمان به همراه استقلال عمل می تواند راه حل خوبی برای شرايط جديد باشد.

دو عامل می تواند در ايجاد انگيزش در افراد بسيار موثر باشد.

1. ادراک کفايت

2. استقلال عمل

اين دو عامل می تواند در يک تيم کاری به راحتی نمود يابد.

توانمندی افراد به راحتی در يک تيم ظهور می يابد و مورد تحسين واقع  می شود. و اين می تواند احساس ادراک کفايت را در افراد زنده نمايد و از طرفی بعلت استقلال عمل تيم و تقسيم وظايف در بين افراد، يک عنصر تيم به راحتی می تواند در يک تيم تصميم گيری کرده و در امور دخالت مستقيم داشته باشد و نتايج اعمال خود را به سرعت ببيند و اين خود عامل انگيزشی بسيار مهمی برای افراد است و متاسفانه در سازمانهای بزرگ و دارای بروکراسی گسترده اين اتفاقات به راحتی رخ نمی دهد و گويی افراد در يک شبکه تارعنکبوتی گرفتار شده و آزادی عمل آنها محدود می شود و توانمندی فرد  نيز به راحتی به چشم نمی آيد و در نهايت فرد ترجيح ميدهد که نظاره گر باشد و فقط در شرايطی که از او خواسته می شود، عکس العمل نشان دهد. البته شکل گيری يک تيم کاری موفق نيز به راحتی ميسر نمی شود و نيازمند يک تلاش جدی است.

برای آشنايی در خصوص مراحل شکل گيری يک تيم کاری از ديدگاه توکمن و رابينز به زبان ساده می توان به موارد زير اشاره نمود.

مرحله اول يا مرحله شکل گيری تيم :

هنگامی که تصميم گرفته می شود يک تيم ايجاد شود، ابتدا از افراد دعوت به  عمل آمده که به دور هم جمع شده و درخصوص برپايی يک تيم کاری به بحث و تبادل نظر بپردازند. شرکت کنندگان در تيم به علت اينکه هنوز به عمق مباحث وارده نشده و نسبت به شخصيت يکديگر شناخت کمی دارند در بيان ديدگاهها و نظرات محتاطانه عمل می کنند و از طرفی رفتاری مودبانه دارند. خيلی از افراد علاقمندند که بدانند چرا بايد اين تيم شکل بگيرد؟  و در صورت شکل گيری، چه فوايدی برای آنان دارد و يا چه مشکلاتی برای آنان ايجاد می کند؟

در اين مرحله، رهبری گروه از حساسيت ويژه ای برخوردار است و او بايد از توانمندی بالا برخوردار بوده و قادر باشد اعضای تيم را هدايت کند و از اهميت شکل گيری تيم و نقشی که افراد می توانند بر عهده داشته باشند. آنان را آگاه سازد. او بايد آينده گری خوبی در زمينه نتايج شکل گيری تيم داشته باشد.

ضعيف بودن رهبری تيم باعث می گردد که تيم نتواند به سمت شکوفا شدن پيش برود. رهبر تيم بايد از قابليت های علمی و مهارتی بالايی برخوردار بوده و فردی ارتباط گر باشد تا بتواند تعامل بسيار خوبی را در تيم برقرار کرده و به راحتی به سئوالات اعضاء پاسخ گويد. همچنين او بايد از صلاحيت های اخلاقی بالايی برخوردار باشد تا بستر اعتماد را ميان اعضای تيم پديد آورد، در صورتی که رهبر تيم از اقتدار خوبی برخوردار نباشد، احتمال از هم پاشيدن تيم وجود دارد.

مرحله دوم : مرحله توقانی

هنگامی که با درايت رهبر تيم، به بسياری از سئوالات اعضاء پاسخ داده شد و زمينه های لازم برای تبادل نظر بين اعضاء پديد آمد. آرام آرام اعضای تيم نسبت به يکديگر شناخت پيدا کرده و اعتماد بيشتری بدست می آورند و جرأت آن را می يابند که نظرات خود را با صراحت بيشتر بيان کنند. اکنون رفتار مودبانه کمی رنگ می بازد و افراد در بيان نظرات جسارت بيشتری از خود نشان می دهند. افراد تشويق شده اند که با بيان صادقانه خويش ديدگاههای اعضاء را به نقد بکشند و حتی در مواردی با ديدگاههای رهبر تيم نيز مخالفت کنند.

پيش بينی می شود که در اين مرحله مبارزه طلبی و تضاد در گروه افزايش يابد. ارتباطات در دل تيم ضعيف است.

اعضای تيم سوالات  مختلفی را در زمينه مسووليت ها، تصميم گيريها و اقداماتی که بايد انجام شود مطرح می کنند و خواهان پاسخ قانع کننده هستند.

رهبر تيم همچون معماری است که در حال بنا نهادن ستونهايی است که در نظر دارد در آينده بنای تيم را روی آنها استوار سازد.

در مرحله توفانی تيم، تضاد در گروه نمود بسيار زيادی دارد و اگر نتوان اين تضاد را به خوبی مديريت نمود احتمال پاشيده شدن تيم و يا طولانی شدن اين مرحله وجود دارد. لذا پيشنهاد می گردد رهبر تيم در زمينه حل تضاد در تيم دارای مهارت کافی باشد تا بتواند با همفکری اعضاء اين مرحله را پشت سر بگذارد. در صورتی که تضاد به خوبی مديريت شود اعضای گروه تجربيات بسيار با ارزشی کسب می کنند و بر عکس ناتوانی در مديريت تضاد، چه بسا باعث از هم پاشيده شدن تيم می گردد.

عواملی که زمينه ساز تضاد در تيم ها هستند عبارتند از:

کمبود مهارت های ارتباطی، فقر اطلاعات، ديدگاههای نادرست، کم توجه ای به نظرات ديگران، نيازها و ارزش های فردی ، تجربيات کم و برنامه ريزی ضعيف .

مرحله سوم يا مرحله ضابطه مندی :

توانمندی رهبر تيم باعث خواهد شد که اعضای تيم به مرحله سوم راه يابند.

از اتفاقات مهمی که در اين مرحله رخ می دهد، گذر ابرهای توفانی از بالای سر تيم و آرام شدن آسمان آبی تيم است.

افراد در کنار هم احساس آرامش داشته و از اينکه در کنار يکديگر مشغول کارند، رضايتمند هستند، آنها دوست دارند مشکلات موجود در تيم را برطرف کنند و به  بحث و تبادل نظر بپردازند و به همين خاطر به يکديگر بازخوردهای سازنده می دهند و تلاش می کنند در جهت رشد يکديگر بکوشند.

اکنون همه به دنبال آن هستند که استانداردهای لازم در تيم تدوين شود. هدفها به روشنی مشخص شوند. آن گونه که اعضای تيم با وظايف تعيين شده بتوانند فعاليت نمايند.

در اين مرحله تلاش ها در جهت ضابطه مندی در تيم است. تا افراد بر اساس اصولی مشخص بتوانند مسير خود را هماهنگ طی کنند يکی از اتفاقاتی که در اين مرحله رخ می دهد آن است که اقتدار گرايی رهبر تيم کاهش می يابد و گويی اين قدرت رهبری به آهستگی در بين اعضای گروه پخش می شود و اکنون تک تک اعضاء می توانند بر اساس ضابطه منديهای مشخص شده و با ارائه طريق های ارزشمند تيم را به سوی هدف، هدايت نمايند.

مرحله چهارم يا مرحله کار و تلاش :

در اين مرحله اعضای تيم فعالانه تلاش می کنند و اشتياق و همکاری برای رسيدن به هدف در تيم بالاست.

انگيزش درونی افراد رشد کرده است و اعتماد و اطمينان در تيم حاکم شده است. تمامی اعضاء به دنبال آنند که کيفيت کار را افزايش دهند و رهبری تيم در وجود تمامی اعضای تيم  نهادينه شده است و تعاملات و تصميماتی که گرفته می شود، تيم را به سوی هدف و ماموريت هدايت می نمايد و  اين مرحله ای است که اگر يک تيم به آن دست يابد با گذر زمان تکامل می يابد و می تواند به گروهی هدفمند و تاثير گذار تبديل شود که علاوه بر آنکه زمينه رشد و تحول تيم را فراهم می کند، می تواند ثمرات ارزشمندی را در جامعه يا سازمان به همراه داشته باشد و گاهی نيز تيم ها ممکن است در مرحله تکاملی خويش به جايگاهی دست يابند که بار ديگر پوسته پاره کرده و در ساختار جديد به فعاليت های خود ادامه دهند که در اين مرحله تيم از هم پاشيده می شود و ساختار جديد از دل آن روييده ميشود که می تواند تاثيرات بيشتری در پی داشته باشد و يا آنکه به اهداف نهايی تعيين شده دست يابد و به ماموريت خويش پايان دهد و بار ديگر ماموريتی جديد را آغاز نمايد.

****

منبع : مقاله "  ضرورت ايجاد تیم های کاری و مراحل شکل گيری آنها   "  -نویسنده : حمید میرزاآقایی -انتشار سایت فکرنو-شهریور 1387

         جستجو در سايت فکر نو

بازگشت به صفحه اصلی