|
معماري سازماني
با تلاش شركت مهندسي نرم افزار فراپيام و با
همكاري شركت همگامان سيستم (دفتر مديريت منطقه شمال غرب كشور) همايش معماري
سازماني و آخرين يافته هاي جديد در اتوماسيون اداري در تبريز برگزار شد. دراين
همايش مديران سازمانهاي مختلف استانهاي آذربايجان شرقي، غربي و اردبيل، حضور
داشتند.
ازجمله موضوعات مهم و مطرح در اين همايش مي توان به موضوع «معماري سازماني و
مهندسي دوباره» و نيز «معماري سازماني چرا و چگونه؟» اشاره كرد.
آقاي مهندس جلال بشيريه، كارشناس ارشد سيستم هاي اطلاعات مديريت طي سخناني به
چرايي انجام معماري سازماني پرداختند كه در ادامه بخشي از سخنراني ايشان را با
هم مي خوانيم:
معماري سازماني و فشرده شدن رقابتها
سخنران مهمترين تفاوت سازمانهاي امروز نسبت به گذشته را ناپايداري محيط آنها و
فشرده شدن رقابت ناشي از جهاني شدن برشمرد و فعّال تر شدن بخش استراتژيک سازمان
و تجهيز آن به ابزارهايي که امکان واکنش سريع ، مناسب و مؤثر به ناپايداري محيط
را فراهم سازد ضروري دانست و انعطاف براي تغيير روش در عين حفظ اهداف و ارزشها
را استراتژي پويا ناميد. وي جهت تسري آن به بدنه سازمان، مهندسي مجدد فرآيندها
را مورد توجه قرار داد و سپس بر نقش فناوري اطلاعات هم به عنوان ابزار در مدل
سازي جهت استراتژي پويا و مهندسي مجدد و هم به عنوان مهمترين ابزار در باز سازي
سازمانهاي نوين تاکيد نمود .
ضرورت معماري سازماني
مهندس بشيريه افزود، سازمانهاي امروزي، سيستم هاي پيچيده اي هستند كه بي توجهي
به معماري مناسب آنها باعث كاهش كارايي و انعطاف پذيري سازمان ها در برابر
فشارهاي بيروني نظير تغيير كسب و كار، تغيير ماموريت‌ها و ساختارهاي سازماني و
تغييرات سريع فناوري مي گردد. وي ادامه داد:
تعيين کننده ترين عامل در سازگاري سازمان و محيطش تغيير متناسب استراتژي هاي
سازمان است.
از طرف ديگر تغيير در استراتژيها يا فناوري اطلاعات، خود سبب تغيير در
فرآيندهاي سازمان مي گردد.
پيشرفت فناوري اطلاعات، ابزارها (سخت افزار ، نرم افزا ، شبکه) فرآيندها
(ذخيره ، انتقال ، تبديل) داده ها و ساختارها (حمايتي ، گزارش دهي ، بودجه) و
سطوح مختلفي از کاربرد ها (TPS,MIS,EIS,… ) و لايه هاي مختلفي از يکپارچگي
سيستمها را بوجود آورده که انتخاب هر ترکيب خاصي از آنها سطح متفاوتي از کارآيي
را به ارمغان مي‌آورد.
در صورتي که در يک چارچوب از قبل تعريف شده در بالاترين سطح سازمان ، سه عنصر
اصلي سازمانهاي امروزي يعني (استراتژي ، فرايند و فناوري اطلاعات) با شيوه اي
فني و بصورت ارگانيک با يکديگر هماهنگ شوند و ترکيب بهينه اي از آنها بدست آيد،
به آن معماري سازماني گوييم.
اين فرايند با هماهنگ سازي معماري اطلاعات و فرآيندهاي سازماني سبب بهترين
کارآيي و با هماهنگي اين دو با استراتژيهاي سازمان باعث بيشترين اثربخشي و در
نهايت بالاترين بهره وري را براي سازمان به ارمغان مي آورد . و چون فرآيندي
تکرار شونده است با تغييرات محيط سازگار شده و اين جايگاه را با حداقل هزينه
حفظ مي نمايد.
به صورت خلاصه مي توان گفت : تلاش براي افزايش بهره وري از سه عنصر اصلي هدف
گذاري (تدوين اهداف و استراتژي ها) ، تعيين روش (تعريف مقررات ، ساختار،
فرآيندها و رويه ها) و انتخاب ابزار (تعيين سطح فناوري ، سطح يکپارچگي و
ابزارهاي نرم افزاري ، سخت افزاري و شبکه) تشکيل شده که در سازمانهاي ما در سه
واحد مختلف زير انجام مي شود:
1 - مديران ارشد سازمان و مشاورين آنها و واحد برنامه ريزي
(تعريف کنندگان استراتژي سازمان)
2 - واحد بهبود روشها با عناويني چون نوسازي اداري ، تشکيلات
، بهبود روشها يا عناوين مشابه
3 - واحد انفورماتيک ، آمار و اطلاعات ، خدمات ماشيني، فناوري
اطلاعات و عناوين مشابه
مشکل اينجاست که تيم کارشناسي هر يک از اين سه حوزه کاري که همگي درگير در امر
مديريت تغيير هستند، زبان خاص خود را دارد و تعامل بين متخصصين آنها به کندي
صورت مي گيرد.
وي چارچوبي را براي معماري سازماني پيشنهاد نمود که با ايجاد همزباني بين
متخصصين اين سه واحد بيشترين بهره برداري را از تجارب قبلي سازمان به عمل مي
آورد و تأثيرات متقابل تغيير در نتيجه کار هر يک را با سهولت به بقيه منتقل و
نتايج را براي واحد هاي عملياتي آماده مي نمايد. در دو مدل زير ابعاد اصلي
سازمان و ابعاد اصلي چارچوب معماري سازماني مورد نظر تصوير گرديده اند.
كاربرد روشهاي تعالي سازماني
شاخص ترين نتيجه اين نگرش بررسي موشکافانه و منتقدانه فرايند هاي انجام کارهاي
جاري و تعريف مجدد آنها متناسب با نيازهاي مديريت، مشتريان، کارکنان و بکار
گيري فناوريهاي جديد اطلاعاتي و ارتباطي است.
بعضي ديگر از نتايج معماري سازماني به قرار زيرند:
ايجاد استانداردهاي خاص براي به اشتراك گذاري داده ها
ايجاد نظامي يك دست و قابل مقايسه در توصيف سيستم ها
ايجاد توصيفي دقيق از وضع موجود سازمان
فراهم شدن امكان تحليل و ارزيابي سازمان
ارائه چشم اندازي روشن از وضع مطلوب سازمان
در نظر گرفتن جنبه هاي مختلف ايجاد تغيير در طرح انتقال از وضع موجود به مطلوب
فراهم سازي ابزارهاي لازم جهت مديريت تغيير
ايجاد امكان توجه همزمان به اهداف بلند مدت و كوتاه مدت
ايجاد سازگاري ميان برنامه ريزي هاي مالي ، انساني ، آموزشي ، تجهيزات و غيره
كنترل مناسب سرمايه گذاري و پيش بيني دقيقتر بازگشت آن
تسهيل تصميم گيري هاي مديريتي خصوصا در شرايط بحران
معماري سازماني علاوه بر نقشي كه در ارتقاي بهره وري سازمانها بصورت منفرد
دارد، باعث تسهيل تعاملات بين سازماني بويژه در اجراي فرآيندهايي كه چند سازمان
در آن نقش دارند مي شود. مخصوصا وقتي که سازمانها از طريق شبکه و بزرگراه هاي
اطلاعاتي به هم وصل شده و با هم تعامل برقرار مي کنند.
لذا اهميت اين موضوع با پيدايش دولت الکترونيک روز به روز بيشتر شده و دولت
الکترونيک جز با استفاده تمامي سازمانهاي دولتي از يک چارچوب معماري واحد به
بازدهي کامل خود نائل نمي شود .
در مجموع با وابستگي روز افزون سازمانها به فناوري اطلاعات ، تغيير نگرش مديران
نسبت به فناوري اطلاعات از وسيله اي براي مكانيزه كردن فرآيندهاي دستي با هدف
تسهيل و كاهش هزينه عمليات به ابزاري راهبردي جهت افزايش بهره وري سازمان و
مولد فرصتهاي جديد و ابزاري مديريتي و مولد ارزش و همچنين لزوم تعامل پذيري
درون سازماني و برون سازماني و الزامات مطرح در مورد تبديل سازمانها به
سازمانهاي الكترونيك توجه به معماري سازماني را روز به روز افزايش مي دهد.
سخنران در ادامه افزود، پس از مشخص شدن اهميت معماري سازماني سؤال اين است که
در چه شرايطي معماري سازماني الزامي است ؟
بزرگي ابعاد سازمان ، پيچيدگي زياد در روابط بين اجزاء و سيستم هاي سازمان ،
لزوم انعطاف پذيري و سرعت عمل در برابر تغييرات( مأموريتي ، فناوري) ، طول عمر
زياد و نيازمندي هاي خاص تعدادي از اين شرايط اند.
جدول دو بعدي صفحه بعد به صورتي کاملاً واضح تفاوت در محل کاربرد روشهاي تعالي
سازمان را مشخص کرده است.
رويكردها به معماري سازماني
مهندس بشيريه در ادامه، رويکردها به معماري سازماني را به شرح ذيل تبيين نمود:
1 - رويکرد فني و فناوري
اين نگرش وجه غالب معماري سازماني را جنبه هاي فناوري(نرم افزار،سخت
افزار،شبکه) آن دانسته و از اين لحاظ به معماري اطلاعات بسيار نزديک مي شود.
2 - رويکرد مديريتي و سيستمي
در اين رويکرد با جامع نگري به همه ابعاد انساني ، سازماني ، فرهنگي و آموزشي ،
مديريتي و فني، به معماري سازماني به صورت واحد نگاه مي شود و در واقع معمار را
به ارايه طرح با توجه به همه ابعاد سازمان و همخواني اجزا با يکديگر فرا مي
خواند.
وي در پايان سخنان خود آسيب شناسي معماري سازماني و ساختار مناسب براي اجراي
موفق معماري سازماني را مطرح و با اشاره به مطالعه ميداني انجام شده در زمينه
پيش نيازهاي معماري سازماني بر مهم ترين پيش نياز ايجاد و رشد فرهنگ سازماني
يعني استقرار سيستم اتوماسيون اداري بدون کاغذ در سازمان تاكيد كردند.
معماري سازماني و مهندسي دوباره
در بخش ديگري از اين همايش آقاي دكتر علي جهانگيري، عضو هيأت علمي موسسه آموزش
و پژوهش، وابسته به سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور به توصيف نقش و جايگاه
مهندسي مجدد در سازمانها پرداخت و اتوماسيون اداري را ابزار ايجاد تحول در
سازمانها دانست.
دكتر جهانگيري معتقد است، يكي از پايه هاي اساسي معماري سازماني، مهندسي مجدد و
اصلاح روشها و رويه ها است كه بايستي مبتني بر فناوري اطلاعات باشد. عدم اجراي
مهندسي مجدد به معني عدم استفاده از تغييرات است چرا كه مهندسي مجدد، شكلي از
تغييرات سازماني است، تغييري كه مجموع فرايندهاي سازماني را تحت الشعاع قرار مي
دهد. در سازمانهاي سنتي امروز كشور، مشكل اين است كه بدون توجه به يك برنامه
جهت دار، طرحهاي سازماني اجرا مي‌شوند. كه به هيچ وجه در راستاي يكديگر نيستند
و بدون نتيجه گيري و اجراي كامل به صورت ناتمام و بلاتكليف در سازمان رها مي
شوند. نمونه اين طرحها طي سالهاي برنامه سوم توسعه درقالب برنامه هاي تحول
اداري و تحول مديريت انجام شده است طوري كه سازمانها اقدام به اتوماسيون اداري
مي كنند بدون اينكه بدانند اين اتوماسيون اداري در چه مرحله اي از كار است يعني
آيا هدف نهايي است يا آيا شروع يك تحول است و مرحله بعدي آن چيست؟
تكامل مهندسي مجدد در طي ساليان گذشته به صورت منطقي و به شرح نمودار ذيل، مطرح
بوده است:
نمودار تكامل مهندسي مجدد
سخنران افزود، همانطور كه نمودار مذكور نشان مي دهد، طرح تحول سازماني در يك
مسير توسعه مكمل هم قرار دارند و نهايتا در موج دوم مهندسي مجدد، IT مهمترين
نقش را ايفاد مي كند به شرطي كه براي استفاده از آن برنامه ريزي داشته باشيم
حال اين برنامه ريزي ممكن است معماري سازماني، برنامه ريزي استراتژيك فناوري
اطلاعات و يا معماري فناوري اطلاعات باشد. چرا كه هركدام از اينها مي تواند
دربرگيرنده مجموعه فعاليتهاي جهت دار باشد.
براي سازماندهي مهندسي مجدد، در صورت داشتن
برنامه، عناصر ديگر نيز وجود دارد كه در فقدان آنها برنامه مهندسي مجدد شايد
نتواند كاملا موفق گردد.
تيم مهندسي مجدد (BPR) بايستي با همكاري مشاوران، ذينفعان فرايند، صاحبان
فرايندها، حاميان مهندسي مجدد (مديران و...) متخصصان IT در سازمان شكل بگيرد و
مراحل اجرايي آن كاملا پوشش داده شود.
دكتر جهانگيري در پايان، سخنان خود، ضمن تاكيد بر استفاده از نيروهاي فني
(متخصصان كامپيوتر، متخصصان فناوري اطلاعات و مديريت) داشتن امكانات سخت افزاري
و نرم افزاري مناسب مانند استفاده از مشاورين بيرون سازماني و نوشتن يك برنامه
مدون فناوري اطلاعات را موردتاكيد قرار داد.
****
منبع : مقاله "
معماري سازماني "
-
مجله تدبير -شماره 168-ارديبهشت 1385
|
