موانع کار تيمي

www.Fekreno.org

توجه بيش از پيش سازمانهاي عصر کنوني بر رقابت و تلاش براي ماندگاري و کسب سهم بيشتر بازار، باعث شده است تا مطالعات پژوهشگران علم مديريت در راستاي افزايش اثربخشي و کارآمدي فعاليت‌ها، به سمت تيم‌هاي کاري سوق پيدا کند. تمرکز و توجه به کارآمدي و اثربخشي تيم‌هاي کاري مستلزم تقويت اصول اساسي کار تيمي و شناخت موانع و آفات آن است، زيرا که نحوه تعامل و نقش هر يک از اعضا به عنوان تقويت کننده يا مانع، عنصري سرنوشت‌ساز است.اثر قابل ملاحظه فرهنگ و کار تيمي آنقدر داراي اهميت است که گروهي از دانشمندان علم مديريت آن را لازمه دست يافتن به مزيت رقابتي پايدار در فضاي رقابتي دنياي امروز مي‌دانند (بارني و رايت 1998) و عده‌اي معتقدند نه امور مالي و نه راهبرد، هيچ يک مزيت رقابتي ماندگار نيستند و تنها کار تيمي است که در نهايت باعث ايجاد مزيت رقابتي مي‌شود، زيرا هم توان لازم را دارد و هم کمياب است (لنچيوني 2002) چنانکه شايد بتوان گفت اگر همه کارکنان يک سازمان به سوي يک هدف مشترک بسيج شوند، در هر رشته و در هر بازار و در برابر هر رقيبي و در هر زمان موفقيت ثمره تلاش آنها خواهد بود.حال که ضرورت کار تيمي و تشکيل تيمهاي کاري آشکار شده است شناخت اصول اساسي آن گامي نخست در دست يازيدن به آن مهم است و پس از آن، شناخت موانع و آفات کار تيمي جهت حفظ دستاوردهاي آن از آسيب‌، ضروري و لازم مي‌نمايد. هر چند که درست کردن يک تيم متحد و يک دست مشکل است اما پيچيده و غير ممکن نيست و شايد حفظ نمودن آن از تشکيل آن مهم‌تر باشد.اين مقاله رهنمودي است براي شناخت و بررسي آفت‌هاي کار تيمي در تيم‌هاي کاري تا بتوان قدمي استوار در راستاي بهسازي کار تيمي برداشت.

در سالهاي گذشته که ضرورت تشکيل تيم‌هاي کاري بر همگان روشن شده است، بسياري از سازمانها حرکتي رو به جلو به سوي آن داشته‌اند اما در زماني اندک ناکارآمدي خود را در دست يافتن به آن برتري به وضوح ديده‌اند. شايد بتوان گفت علت اصلي شکست اکثر اين سازمانها گرفتار شدن در چهار آفت کار تيمي است که البته سرشتي زنجيروار به هم دارند يعني نمي‌توان آنها را به صورت جدا جدا مداوا نمود زيرا هر يک زمينه‌ساز بروز ديگري مي شود و هر يک از آفات چهارگانه خود ريشه در ديگري دارد، مثلاً بي‌اعتمادي اعضاي تيم نسبت به يکديگر موجب از دست رفتن تعهد گروهي مي‌گردد و از سويي از بين رفتن تعهد در ميان اعضاي تيم موجب از بين رفتن روحيه مسووليت پذيري مي‌گردد و هنگامي که تيم کاري مسووليت‌پذير نباشد به اهداف تيم توجه نمي‌کند و هدفهاي فردي بر هدفهاي گروهي ترجيح داده مي‌شود.گرچه اين مدل به لحاظ بيان ساده به نظر مي‌رسد اما پياده نمودن آن در عمل بي‌نهايت دشوار است و صد البته به پشتکار و تلاش مداوم و مستمر نياز دارد که کمتر تيمي تاب تحمل آن را دارد.

اعتماد نقطه ثقل تمام تيم‌هاي کارا و يکپارچه است، زيرا که کار تيمي بدون اعتماد شعاري بيش نيست. اعتماد در کار تيمي به معناي اطمينان خاطر و پشت گرمي اعضاي تيم از حسن نيت همتايان و اعتقاد به اين که در گروه کسي مترصد ضربه زدن به ديگري نيست و اعضا از اين حيث احساس امنيت و راحتي مي‌کنند، در نتيجه در مواجهه‌هاي خود حالت دفاعي به خود نمي‌گيرند زيرا که حمله‌اي در کار نيست که نياز به تدافع معنا پيدا کند. باور اين اصل و اعتقاد پيدا کردن به آن گرچه آسان نيست ولي مستلزم گذشت زمان و ديدن حسن نيت‌هاي اعضا نسبت به يکديگر است. در اين مفهوم اعضا نقاط ضعف يکديگر را پوشش مي‌دهند و هيچگاه اين ضعف ها باعث آسيب‌پذير شدن اعضا نمي‌گردد. (يعني ملعبه دست سايرين براي تحت فشار قرار دادن يکديگر و آسيب به همتايان نمي‌شود.)در بعضي موارد اعضاي تيم از اينکه از يکديگر کمک بخواهند ابا دارند، اين نيز نشانه‌اي از عدم اعتماد در تيم است زيرا که مي‌ترسند به موجب اين اتفاق، آسيب‌پذيري ايشان در مقابل ساير اعضا بالا رود. اين درحالي است که در صورت باور اعتماد در تيم، اعضا به راحتي از يکديگر استمداد مي‌کنند و يکديگر را حتي بدون درخواست کمک ياري مي‌رسانند.دست‌يابي به اعتماد فارغ از آسيب‌پذيري، بسيار دشوار است زيرا در جريان بالندگي شغلي و تحصيل مراتب، افراد موفق، رقابت با همتايان و حفاظت از نام و شهرت خود را مي‌آموزند و سعي مي‌کنند رفتارهايي سياسي‌گونه داشته باشند. براي اين افراد دست برداشتن از اين عادت ديرين که از گذشتگان سلف به ارث برده‌اند، به خاطر خير و صلاح تيم، بسيار سخت و دشوار است، امّا اين همان راهکاري است که براي ايجاد اعتماد در ميان اعضاي تيم، در تيم‌هاي کاري بايد صورت پذيرد.تيم‌هاي بي‌اعتماد انرژي و وقت هنگفتي را صرف مديريت رفتارها و تعامل‌هاي درون‌گروهي مي‌کنند. از نشست‌هاي تيمي مي‌هراسند و حاضر نيستند خطرهاي ياري خواهي از ديگران يا کمک رساني به آنها را بپذيرند در نتيجه روحيه اعضا جهت فعاليت تيمي، نازل است و جابجايي نيروي کار به طور ناخواسته زياد اتفاق مي‌افتد.اعضاي تيم‌هاي بي‌اعتماد ضعف‌ها و لغزش‌هاي خود را از يکديگر پنهان مي‌کنند، از ياري دادن به حوزه‌هاي بيرون از مسووليت خود اکراه دارند، بدون تلاش براي شناخت درست مقصود و استعداد ديگران، عجولانه قضاوت مي‌کنند، از شناخت مهارتها و تجربه‌هاي يکديگر و بهره‌برداري از آنها غفلت مي‌کنند، براي هدايت رفتارهاي سياسي‌گونه خود وقت و انرژي تلف مي‌کنند، نسبت به موقعيت سايرين حسد مي‌ورزند و براي پرهيز از گردهم‌آيي و جلسه‌هاي کاري بهانه مي‌تراشند.
 

اعتماد آفريني ميان اعضاي تيم، کاري زمان‌بر و مشکل است اما چون پايه و اساس کار تيمي است، نهادينه کردن آن لاجرم است. لازمه فراهم ساختن آن کسب تجربه مشترک در گذر زمان، شواهد مکرر از وفاي به عهد و قرارها و درک عميق ويژگي‌هاي منحصر به فرد اعضاي تيم است.شايد بتوان در زماني کوتاه گام هاي نخست اعتماد آفريني را برداشت، اين روش بسيار ساده است، اعضاي تيم در جلسه‌اي به چند پرسش کوتاه از زندگي شخصي خود پاسخ مي‌دهند البته اين پرسش ها نبايد از نظر ماهيت، بيش از حد محرمانه و خصوصي باشند. اعضاي تيم با توصيف اين صفات يا تجربه‌هاي بي‌خطر، رفته رفته با يکديگر پيوند شخصي برقرار مي‌کنند. اين کار احساس يگانگي و درک متقابل را قوت مي‌بخشد و رفتارهاي نادرست و غرض‌ورزانه را تضعيف مي‌کند.روش ديگري که باعث مي‌شود اعتماد آفريني در گروه افزايش يابد بکارگيري بازخور 360 درجه‌ است. اين ابزار در بيست سال گذشته متداول شده است و نتايج بسيار سودمندي براي تيم‌ها داشته‌اند. اين ابزار کمي در اعضا احساس خطر ايجاد مي‌کند زيرا همتايان را وادار به داوري و قضاوت درباره يکديگر مي‌کند و فرصت انتقاد سازنده را فراهم مي‌آورد، لذا براي استفاده از اين روش بايد گروه به حداقل باورهايي از اعتماد دست يافته باشد. در اصل اين ابزار بايد براي بالندگي افراد استفاده شود زيرا بدون آسيب وارد کردن به ايشان، فرصت شناخت توانايي‌ها و ناتواني‌ها را فراهم مي‌کند.در اين ميان نقش رهبر تيم از همه اعضا مهم‌تر است، او بايد خطر کند و خود را در معرض انتقاد ديگران قرار دهد تا ديگران هم جرأت کنند و شرايط اعتمادآفريني را تقويت نمايند. البته يادآور مي‌گردد فعاليت‌هاي رهبر گروه در اين راستا بايد واقعي و صادقانه باشد والا باعث تقويت رفتارهاي سياسي‌گونه و رياکارانه مي‌گردد. (يعني نتيجه عکس مي‌دهد.)

درکارهاي تيمي، تعهد اعضا تابعي از وضوح تصميمات و دخالت ايشان در فرايند تصميم‌گيري يا تصميم‌سازي است، زيرا که تقريباً سرنوشت‌سازترين فرايند هر تيم، تصميم‌گيري درباره مسايل و اقدامات است.وضوح و دخالت حقيقي اعضاي تيم در تصميم‌گيري، استوار بر اصل اعتماد است. هنگامي که روحيه اعتماد در ميان اعضاي تيم حاکم باشد، تصمميات به صورت واضح (نه سياسي‌گونه) بيان مي‌گردد و همه اعضا به راحتي و با اطمينان از اينکه مورد آسيب ديگري قرار نمي‌گيرند در تصميم‌سازي و تصميم‌گيري مشارکت مي‌کنند. فضاي تصميم‌گيري در تيم بايد به نحوي باشد که همه اعضا به راحتي نظر مخالف خود را با استدلالهاي خود بيان دارند، در غير اين صورت جلسات تصميم‌گيري تبديل به برنامه‌هاي فرمايشي جهت اعلام ابلاغيه‌هاي افراد اثرگذار مي‌گردد. در اين وضعيت مديران در تشخيص جهت حرکت و تعيين اولويت‌ها باعث ابهام و سردرگمي مي‌شوند، فکر و خيال و توهم و گمانه زني‌هاي سياسي‌گونه و پشت پرده در ميان اعضاي تيم دامن زده مي‌شود.

اعضاي تيم با برداشتن گامهايي به سوي بيشينه کردن وضوح تصميم‌ها و مشارکت‌ اعضا در تصميم‌گيري و بيان رأي و نظرشان و پرهيز از برخورد سياسي‌گونه، تعهد اعضا را تقويت مي‌کنند. روش ديگر که زمينه‌ساز آن وجود اعتماد کامل ميان اعضا است اين است که در پايان جلسات وظايف اصلي هر يک از اعضا در راستاي عملي کردن تصميم گروه، به طور صريح ذکر شود، البته يادآور مي‌شود اگر اعتماد کافي در ميان اعضاي گروه نباشد اين روش ممکن است موجب رنجش اعضا گردد.گره زدن اعتبار افراد تيم به اعتبار و هويت تيم حرکتي است که بايد به باور تيمي تبديل شود و شايد بتوان گفت معناي حقيقي تعهد تيمي باشد. نقش رهبر تيم در هدايت تصميمات و تسري نکات سرنوشت ساز به تمام اعضاي گروه، نقشي تعيين کننده است، وي بايد با صداقت کامل اعضا را به مشارکت در بحث‌ها ترغيب نمايد و تمام تلاش خود را در راستاي واضح نمودن تصميم‌ها و يادآوري وظايف بکار گيرد.
 

پاسخگو بودن افراد در قبال مسووليت‌هايي که بر دوششان گذاشته مي‌شود اصلي است که راه فرار از آن عدم مسووليت‌پذيري است.در تيم‌هاي کاري اعضايي که تعهدي در خود نسبت به تيم و فعاليت‌هاي آن احساس نمي‌کنند، مسووليت فعاليت‌ها را نيز برعهده نمي‌گيرند، البته ايشان کمي فراتر از اين بيان مي‌دارند و عموماً مي‌گويند: «هر که تصميم گرفته خود عمل کند.»در مقوله تعهد بحث شد که گراني گاه تعهد افراد مشارکت در تصميم‌گيري است، حال آنکه مسووليت پذيري افراد تيم نيز صددرصد برخاسته از تعهد ايشان نسبت به تيم و وظايف تيمي ايشان است.پاسخ گو بودن يعني شوق اعضاي تيم به بازخواست کردن همتايان خود درباره رفتار يا عملکردي که براي تيم زيان بار است که البته بازهم بايد يادآور شد که اعتماد کامل اعضا نسبت به هم و نسبت به اينکه نيت ديگران از اين بازخواست اثربخشي و کارايي تيمي است نه تخريب فرد و آسيب زدن به حيثيت کاري وي. از اين رو مي توان عصاره آفت عدم مسووليت پذيري را گريز از پاسخ گو بودن و بي ميلي اعضاي تيم از تحمل فشار ناشي از بازخواست همتايان دانست. در واقع اعضاي تيم به خصوص آنها که با هم صميمي‌ترند گاه در مسووليت خواستن از يکديگر اکراه دارند زيرا واهمه دارند اين وظيفه بر روابط دوستانه ايشان تاثير منفي گذارد. گرچه مي‌توان مسأله را به شکلي ديگر مطرح کرد، در تيم‌هاي کاري اگر اعضا نسبت به يکديگر و فعاليت‌هاي يکديگر توجه داشته باشند و ساير اعضا براي ايشان اهميت داشته باشد، وي را در انجام صحيح فعاليت‌هايش ياري خواهند کرد و از وي در باره آنچه اشتباه به نظر مي‌رسد، مي‌پرسند و اگر حقيقتاً ايرادي وارد بود به راهنمايي مي پردازند و اين فرآيند درميان دوستان صميمي به لحاظ اهميت بيشتر نسبت به هم، بيشتر و پررنگ‌تر جلوه‌نمايي مي‌کند.

يک روش ساده براي تمرکز بر مسووليت خواهي و پاسخگويي، بيان واضح هدفهاي تيم، وظايف هرکس و حتي نحوه رفتار هر يک از اعضاي تيم در جهت موفقيت تيمي است، زيرا که مهمترين عامل بازدارنده مسووليت پذيري و مسووليت خواهي ابهام در عملکرد و ابهام در وظايف است.روش ديگر اين است که رهبر تيم به هر يک از اعضاي تيم بازخور فردي دهد يعني نسبت به نتايج فعاليت‌هاي ايشان موضع گيري و رفتاري متناسب داشته باشد، البته نبايد فراموش نمود که اين روش تا حدي کارساز است که موجب تفرق و فردگرايي نگردد زيرا نبايد با اصل کار تيمي ايجاد تعارض نمايد. نقش رهبر تيم در اين راستا نيز بسيار سنگين است.از سوي ديگر گام اول را خود رهبر تيم بايد بردارد يعني شرايطي را فراهم آورد که اولاً ساير اعضا از وي در مقابل فعاليت‌هايش، مسووليت‌خواهي کنند و دوم اينکه خود نيز در برابر توضيح خواهي همتايان، پاسخ‌گو باشد و البته اين راهي بس خطرآفرين براي گروههايي است که هنوز اعتماد کافي ميانشان حاکم نشده است.گاهي رهبران نيرومند به طور ناآگاهانه در تيم خلاء مسووليت پذيري ايجاد مي‌کنند به نحوي که خودشان تنها منبع پاسخ‌گويي تيم مي‌شوند به اين ترتيب اعضاي تيم گمان مي‌کنند که رهبر تيم سر رشته کارها را در دست دارد. در نتيجه اگر هم حرکت به ظاهر نادرستي ببينند آن را تفسير و تأويل مي‌کنند و دم برنمي‌آورند.

شايد بتوان گفت بدترين آفتي که اعضاي يک تيم به آن دچار مي‌شوند، توجه هر يک از اعضا به هدف‌ها و نصاب‌هايي غير از هدفهاي گروه است.بسياري از کساني که در حلقه‌هاي تيمي قرار مي‌گيرند، آن جايگاه را پله‌اي براي ترقي و پيشرفت خود مي‌بينند لذا حفظ مقام، جايگاه و منافع خود را بر منافع و نتايج و اهداف تيم ترجيح مي‌دهند. البته بايد يادآور شد که فضاي کاري تيم در گرايش افراد به اين ورطه بسيار مؤثر است، در تيم‌هايي که امنيت شغلي و اعتماد متقابل کمرنگ‌تر است، توجه به اهداف شخصي بيشتر ديده مي‌شود.البته گرايش افراد به کسب منزلت فردي اصلي دروني در تمام انسانهاست، تنها بايد اين اصل به باور اعضا تبديل شود که کسب مقام و منزلت تيمي به معناي کسب منزلت فردي براي يکايک اعضاي تيم است، يعني موفقيت يا شکست تيم در حقيقت موفقيت يا شکست اعضاي تيم است از اين رو بايد سهم هر يک از اعضا در دستاوردهاي تيمي با شفافيت و صداقت پرداخت شود. نقش رهبر تيم در تقسيم قدرشناسي و پاداش به کساني که موجب بالندگي و موفقيت تيم را فراهم آورده‌اند، همچنان حساس و تعيين کننده است.

کار تيمي روز به روز اهميت بيشتري پيدا مي کند و تيم هاي کاري بيشتري تشکيل مي‌شود. در سازمان‌هاي مختلف هنگامي که افراد با يکديگر بهتر کار مي کنند دستاوردها هم به لحاظ کمي و هم به لحاظ کيفي بهتر مي‌شود. اما در نهايت بايد دانست که تيم، مجموعه‌اي از افراد است که هريک پايه‌اي از ارکان فعاليت تيمي را به دوش مي‌کشند. آنچه هر عضو از تيم بايد انجام دهد اين است که سهم وظيفه‌اي خود در تيم را به نحو احسن و اکمل انجام دهد و تيم را براي رسيدن به اهداف نهايي اش به جلو براند و از سويي با هوشمندي نسبت به آفات و موانع موفقيت تيمي، موضعي مناسب بگيرد و يکپارچه با کمک ديگر اعضاي تيم اعتماد، تعهد، مسووليت‌پذيري و حرکت به سوي اهداف تيمي را تقويت نمايد.


 

****

منبع : مقاله "  موانع کار تيمي  "  مصطفی مؤمنی-ماهنامه صنعت خودرو، مهرماه 1386-برگرفته از سایت  http://mostafamomeni.com


 

         جستجو در سايت فکر نو

بازگشت به صفحه اصلی